Flexinform Ügyfélszolgálati Portál használati útmutató
- István Gaga
A Flexinform Ügyfélszolgálati Portál elérhetősége
A Flexinform Ügyfélszolgálati Portálra egyes szakrendszerekkel kapcsolatos bejelentéseket az adott szakrendszer oldalán található linkeken (Hiba, Kérdés/észrevétel, Fejlesztési javaslat/kérés, Egyéb) keresztül lehet megtenni.
A Flexinform Ügyfélszolgálati Portál elérhetősége, ha nem szakrendszerből kívánják elérni: https://flexinform-support.atlassian.net/servicedesk/customer/portals
A Flexinform Ügyfélszolgálati Portálra történő regisztráció/belépés
A Jira Cloud rendszerének használatához a Jira rendszer fejlesztő cégének, az Atlassiannak az autentikációs folyamatát kell alkalmazni. Az Atlassian koncepciója, hogy az általa fejlesztett szoftverek egy ökoszisztémát alkotnak, így egy adott személynek létre kell hoznia egy Atlassian fiókot ahhoz, hogy az Atlassian által fejlesztett rendszerekhez hozzáférhessenek a felhasználók. Így egy Atlassian fiók segítségével egy személy hozzáférhet több Atlassian termékhez is, illetve több különböző szervezet által üzemeltetett Atlassian termék is használható. Bővebben az Atlassian accountról a következő linken keresztül lehet tájékozódni: https://support.atlassian.com/atlassian-account/docs/what-is-an-atlassian-account/
Regisztrációnál a megadott e-mail cím bármilyen e-mail cím lehet, nincs összefüggésben az adott rendszerben használt e-mail címmel. Felhívjuk figyelmüket, hogy attól, hogy az adott rendszerben rendelkeznek regisztrációval az ügyfélszolgálati portálra ettől függetlenül első bejelentés alkalmával regisztrálni szükséges!
Korábbi Flexinform Ügyfélszolgálati Portálra létező account esetén:
A korábbi regisztrációval rendelkező felhasználók, amennyiben szeretnének hozzáférni a korábbi bejelentéseikhez is, a korábbi accountjukhoz tartozó e-mail címet tudják használni felhasználónévként.
Az e-mail cím felhasználónévként való beírása után ehhez az e-mail címhez létre kell hozni egy Atlassian accountot:
Az e-mail cím megadása után megjelenő ablakban az előzőleg beírt e-mail cím automatikusan megjelenítésre kerül, ahol létre kell hozni a korábban már említett Atlassian fiókot.
A “Folytatás” gombra kattintva meg kell adni az újonnan létrehozandó fiókhoz egy jelszót, majd a “Regisztráció” gombra kattintani.
Ezután az Atlassian különböző kérdéseket tesz fel három lépésben, amelyeknek megválaszolása opcionális, majd a megadott e-mail címre egy visszaigazoló e-mail kerül kiküldésre, melyben a “Verify your e-mail” gombra kattintva lehetséges az Atlassian-fiókot aktiválni.
Kérjük ellenőrizzék postafiókjukban a SPAM/levélszemét mappákat, valamint gmail fiók esetén a „Promóciók”, „Közösségi” stb. mappákat is.
Új regisztráció:
Amennyiben nem rendelkezik valaki regisztrációval, akkor az előző pontban részletezett lépéseket kell megtennie, amennyiben nem rendelkezik Atlassian-fiókkal még a felhasználó. Atlassian-fiókkal rendelkező felhasználók esetén a Flexinform Ügyfélszolgálati Portál és az Atlassian-fiók összerendelése az egyes lépések elvégzése után automatikusan megtörténik.
Belépés a Flexinform Ügyfszélgálati Portálra:
A portálra belépni a létrehozott Atlassian-accounttal lehetséges, azaz az Atlassian-accounthoz tartozó e-mail cím és a jelszó megadásával lehet, belépés után a felhasználó az általa tett bejelentéseket láthatja, a megadott e-mail címre a bejelentésekkel kapcsolatos státuszváltozásokról e-mailt küld a rendszer. Bejelentkezési/regisztrációs link
A Flexinform Ügyfélszolgálati Portálon keresztül történő bejelentés
Az ügyfélszolgálati portálon keresztül 4 típusú bejelentés tehető:
Hiba
Kérdés/észrevétel
Fejlesztési javaslat/kérés
Egyéb
Az egyes bejelentés típusokhoz egy szoftver kapcsán ugyanolyan űrlap tartozik. Az űrlapon pl. TAO rendszerekkel kapcsolatos bejelentések esetében a következő adatokat kell megadni, melyek megadása által elkerülhető az e-mailen keresztül küldött bejelentéseknél előforduló adategyeztetés, hogy pontosan melyik évaddal, melyik felhasználóval kapcsolatos az ügyintézők által kivizsgálandó probléma, bejelentés (nem TAO rendszereknél a bejelentési űrlap egyszerűbb, kevesebb mezőt tartalmaz):
Sportszervezet neve: kötelezően kitöltendő mező, a bejelentéssel érintett sportszervezetet kell megadni. Nem sportszervezethez kötődő bejelentés esetén nem releváns vagy bármilyen egyéb szöveggel kitölthető.
Ügyiratszám: kötelezően kitöltendő mező, a bejelentéssel érintett sportfejlesztési program ügyiratszámát kell megadni. Nem sportszervezethez kötődő bejelentés esetén nem releváns vagy bármilyen egyéb szöveggel kitölthető.
Tárgy: kötelezően kitöltendő mező, a bejelentés tárgyát kell megadni, rövid tömör formában, hasonlóan az e-mail tárgy mezőjéhez
Érintett évad: kötelezően kitöltendő mező, melyben azt kell megadni, hogy a bejelentés mely évadot érinti
Érintett részleg: kötelezően kitöltendő mező, melyben azt kell megadni, hogy a sportfejlesztési program mely részével kapcsolatos a bejelentés
Szöveges leírás: kötelezően kitöltendő mező, ahol a bejelentést lehet részletezni
Csatolmányok: opcionális mező, a bejelentéshez fájlok csatolhatók, melyek segítségével a bejelentés egyértelműbbé tehető, pl. képernyőképek a hibáról
A bejelentések áttekintése a Flexinform Ügyfélszolgálati Portálon
A bejelentkezett felhasználó a jobb felső sarokban található ikonra kattintva tudja megnyitni a bejelentéseit listázó felületet.
A listázó felületen különböző szűrések alapján tudja rendezni az általa tett bejelentéseket.
Amennyiben a Jira által biztosított listázási felület nem elégséges, a “My Requests Extension” gombra kattintva van lehetősége a felhasználónak egy bővített keresési és listázási lehetőségeket nyújtó felületre átlépnie.
A bejelentések folyamata a Flexinform Ügyfélszolgálati Portálon
Amennyiben egy bejelentés beérkezik az ügyfélszolgálati portálra, a bejelentés “Nyitott” státuszt vesz fel.
Ezután egy bejelentés attól függően, hogy további egyeztetést igényel-e “Bejelentő válaszára vár” státuszt vehet fel.
Amennyiben a bejelentéssel kapcsolatban minden egyértelmű, “Folyamatban” státusz kerül beállításra vagy amennyiben az ügyintéző elkezd foglalkozni a bejelentéssel és az egyből megoldásra kerül „Megoldva” státuszba kerül a bejelentés.
Egy adott bejelentés státuszváltozásairól a bejelentő e-mailben értesítést kap az ügyfélszolgálati rendszertől. Az e-mailben található linkek segítségével közvetlenül az adott bejelentéshez kapcsolódó tevékenységeket lehet elvégezni:
E-mail értesítések kikapcsolása az adott bejelentéshez - ha az adott bejelentés státuszváltozásairól nem akar kapni a bejelentő e-mailben értesítést
Bejelentés és hozzá kapcsolódó tevékenységek megtekintése az ügyfélszolgálati portálon keresztül - a linkre kattintva az ügyfélszolgálati portálra belépve közvetlenül az adott bejelentéshez jut a bejelentő
Megjegyzés hozzáadása - a linkre kattintva az ügyfélszolgálati portálra belépve az adott bejelentéshez megjegyzés fűzhető, azaz így lehet válaszolni egy esetleges bejelentéssel kapcsolatosan felmerült kérdésre
Az értesítő e-mailre választ írva a rendszer feldolgozza a választ és a bejelentéshez fűzött bejelentői kommentnél meg is jeleníti azt, valamint az adott bejelentés státuszát „Folyamatban” státuszra állítja, így arra kell figyelni, hogy egy „Megoldva” státuszú bejelentéssel kapcsolatos értesítő e-mailre csak abban az esetben kell válaszolni, ha a bejelentő újra akarja nyitni a bejelentést.
Az ügyfélszolgálat amennyiben egy bejelentést megold “Megoldva” státuszt vesz fel. Ezután a bejelentőnek lehetősége van a bejelentést lezárnia, azaz késznek jelölnie vagy újra a support felé továbbítania megjegyzéssel ellátva, ha a bejelentéssel kapcsolatban valamilyen kifogás merül fel vagy az értesítő e-mailre történő válasszal újranyitható a bejelentés.
Az ügyfélszolgálati portál bizonyos esetekben automatikusan “Kész” státuszra állítja a bejelentéseket:
Ha egy hónapon keresztül a bejelentés státusza “Bejelentő válaszára vár”
Ha egy héten keresztül a bejelentés státusza “Megoldva”
“Kész” státuszból újranyitni bejelentést nem lehetséges, amennyiben egy “Kész” státuszú bejelentéssel kapcsolatosan újabb megjegyzést kívánnak tenni, akkor azt egy új bejelentésben kell kezelni és hivatkozni kell az előző bejelentés számára a szövegben.
Felhívjuk figyelmüket arra, hogy amennyiben nem a Flexinform Ügyfélszolgálati Portálon keresztül használják a rendszert, hanem az e-mail üzenetekből tájékozódnak egy ügy állásáról, akkor a rendszer által küldött e-mailek teljes tartalmát olvassák végig, mert előfordulhat olyan válasz, hogy az Ügyfélszolgálat részéről megoldásra került a bejelentés olyan formában, hogy valamilyen javaslatot, megállapítást tett az ügyintéző a bejelentéssel kapcsolatos további teendőkről. Mivel a rendszer kötegelten küldi ki az e-maileket, ezért egy e-mailen belül benne lehet a státuszváltozás ténye, hogy “Megoldva” státuszra váltott a bejelentés és a bejelentéssel kapcsolatban tett ügyintézői megjegyzést is tartalmazza az e-mail.
További tudnivalók a bejelentésekkel kapcsolatban
Az ügyfélszolgálati portálra történő belépés után nem látható az összes kérés a listázó felületen.
Alapértelmezett szűrőként a felhasználó a saját maga által bejelentett, nyitott kéréseket látja csak, a táblázat felett található szűrők segítségével van lehetőség a már lezárt bejelentéseket is megtekinteni.
Hogyan valósítható meg az e-mailben megszokott több címzett megadása?
Egy bejelentés létrehozása után a bejelentő a megjelenő felületen a “Megosztás” gombra kattintva tud címezni e-mail címeket. Olyan e-mail cím megadása is lehetséges, amely még nem került regisztrálásra az ügyfélszolgálati portálon, ebben az esetben egy meghívót küld ki a rendszer és regisztrálás után lesz hozzáférése az adott személynek a bejelentést megtekinteni.
Az egyéb személlyel történő megosztásról a rendszer e-mailt küld a címzettnek, mely e-mailre válaszolva az ügyfélszolgálati portál a bejelentéshez feldolgozza az e-mailben írt választ.
A portálra belépve a regisztrációs adatok megadása után az adott bejelentést kiválasztva is van lehetősége a bejelentéshez hozzászólnia azoknak a személyeknek, akikkel megosztásra került az adott bejelentés.
Ha egy bejelentés egy konkrét személlyel kerül megosztásra, akkor az adott személy a bejelentéssel kapcsolatos összes tevékenységről, státuszváltozásról e-mailben értesítésre kerül, az e-mailre válaszolva hozzá tud szólni az adott bejelentéshez, valamint “leiratkozhat” az adott bejelentéssel kapcsolatos értesítésekről.
Hogyan kezelhetők egy bejelentéssel kapcsolatos e-mailes értesítések?
Egy bejelentéssel kapcsolatban a státuszváltozásokról, a bejelentéshez adott megjegyzésekről a bejelentő és az úgynevezett “figyelők” kapnak értesítést, akik az adott bejelentésnél az “Értesítést kérek” opciót bekapcsolják. Tehát attól, hogy bejelentő egy szervezettel megosztja a bejelentését, a szervezetben szereplő összes tag nem fog kapni értesítést a bejelentésekről, de az ügyfélszolgálati portálon láthatja ezeket.
Egy adott bejelentésről leiratkozni a rendszer által küldött státuszváltozásokat tartalmazó e-mailben található „Nem kérek több értesítést” linkre kattintva is lehetséges
Amennyiben valaki egy adott üggyel kapcsolatban szeretne értesítéseket kapni, az „Értesítést kérek” gombra kattintva tudja ezt jelezni a portál felé.
Mi történik akkor, ha a portálra egy olyan bejelentés érkezik, amely nem technikai, hanem szakmai kérdés?
Ilyen esetben az ügyfélszolgálatos az alábbi opciók közül választhat
A bejelentést “Megoldva” státusszal lezárja és javasolja, hogy a bejelentő vegye fel a kapcsolatot az adott szakrendszer adminisztrációs ügyintézőjével.
A bejelentéshez az adott szakrendszer ügyintézőjét becsatolja és a bejelentővel és a becsatolt szakrendszer ügyintézővel együtt kerül megoldásra/lekommunikálásra az adott bejelentés.
Adott bejelentést kiküldi az adott szövetséghez tartozó ügyintézők e-mail címére, az e-mailben összefoglalásra kerülnek a bejelentéssel kapcsolatos információk. Ettől a ponttól kezdve a bejelentés az ügyfélszolgálati portálon kívül folytatja az életútját és a bejelentés „Megoldva” státuszt vesz fel. Amennyiben a bejelentés a bejelentővel folytatott egyeztetés után mégis igényli a technikai support segítségét, az e-mailben kiküldött összefoglaló e-mailre válaszolva tudja a szövetségi ügyintéző az adott bejelentést az ügyfélszolgálati portálon újranyitni. A válasz e-mailbe írt szöveget a rendszer az adott bejelentéshez feldolgozza.
Profil adatainak szerkesztése
Amennyiben a felhasználó szeretné szerkeszteni a profiljának adatait, az ügyfélszolgálati portálra történő bejelentkezés után a jobb felső sarokban található kör alakú ikonra kattintva lehetősége van a név, profilkép, nyelv, időzóna és jelszó megváltoztatására. Amennyiben az értesítési e-mail cím megváltoztatását vagy a bejelentkezési nevet szeretné megváltoztatni a felhasználó, azt az ügyfélszolgálat üzemeltetőjénél tudja jelezni.