Flexinform Elektronikus Kérelmi Rendszer Űrlapkezelő funkcionalitásának bemutatása
- István Gaga
- 1 Reszponzivitás
- 2 Reaktivitás
- 3 Ajánlott böngészők
- 4 Navigálás az űrlap oldalai között
- 5 Mezőszintű automatikus mentés
- 6 Automatikus mellékhatások (side effects)
- 7 Ellenőrzések (validációk)
- 8 Ellenőrzés mód
- 9 Hibák listázása
- 10 Mezőtípusok
- 10.1 Inputmezők
- 10.2 Lenyíló mezők
- 10.3 Jelölőnégyzet (checkbox)
- 10.4 Sor hozzáadásos táblázatok
- 11 Nem szerkeszthető (disabled) mezők
- 12 Alapértelmezett értékek (default value)
Az egyes kérelmek elektronikus kitöltését és beadását egy ún. űrlapkezelő (form manager) segíti és biztosítja. Az űrlapkezelő az alábbi funkcionalitással rendelkezik.
Reszponzivitás
A rendszer alapvetően az űrlapok komplexitása miatt desktop nézetre, asztali felhasználásra van optimalizálva, általánosnak mondható 1366x768 felbontásra.
Reaktivitás
Az űrlapok reaktív működésűek, ami azt jelenti, hogy az űrlap a böngészőben nem frissül, nem töltődik újra, a kitöltés folyamatossága biztosított. Ez azt jelenti, hogy pl. egymástól függő lenyíló menük esetén a függő lenyíló menübe oldal újratöltése nélkül bekerülnek a választható értékek vagy új sor hozzáadása/sor törlése esetén sem történik oldal újratöltés.
Ajánlott böngészők
A rendszer használatához a Google Chrome és Mozilla Firefox böngészők használata ajánlott.
Navigálás az űrlap oldalai között
Több oldalas űrlapok esetén az űrlap fejlécében található „Előző oldal”, „Következő oldal” gombok segítségével van lehetőség az oldalak közötti lapozásra, illetve ezen gombok között található lenyíló menüben az űrlap egy konkrét oldalát kiválasztva bármelyik oldal kiválasztható.
Mezőszintű automatikus mentés
A rendszer bármilyen mezőbe történő adatbevitel/értékkiválasztás után 300 milliszekundum után automatikusan mentést végez az adott mezőn, ha az adatbevitel után eddig az időtartamig nem történik más tevékenység. Ez azt jelenti, hogy egy szöveges mezőbe történő folyamatos gépelés során akkor történik meg az automatikus mentés, hogyha 300 milliszekundum eltelik két billentyűzetleütés között. A mentés megtörténtét az adott mező színének zöld villanása jelzi.
Automatikus mellékhatások (side effects)
Az űrlapkezelő képes arra, hogy előre definiáltan bizonyos mezőkbe történő adatbevitel más mezőkön válthat ki különböző akciókat, melyek akár az űrlap más oldalain találhatóak. Az ilyen jellegű automatikus mellékhatást az adott oldalon az űrlapkezelő az érintett mezők színének sárga villanása jelzi. Jellemző mellékhatások:
Matematikai képletek alkalmazása: mezőbe történő adatbevitel utána az adott mező értékét felhasználva valamilyen képlet kiszámítás. Pl. egységár x mennyiségi egység; (bruttó bér + munkáltatói járulék) x kifizetett hónapok száma
Mezők szerkeszthetősége: mezőbe történő adatbevitel alapján más mezők szerkesztésének engedélyezése, letiltása. Pl. megjegyzés checkbox bepipálása után szerkeszthetővé válik egy szövegdoboz; bizonyos értékhatár eléréskor szerkeszthetővé válik egy indoklás mező
Alapértelmezett érték beállítása: egy mezőbe történő adatbevitel alapján egy másik mező értéke megváltozik. Pl. munkakör legördülő menüben egy nem edzői munkakör kiválasztása esetén az edzői licensz száma mezőbe „nem releváns” opció beírása
Értékkészlet frissítés: egymástól függő lenyíló mezők esetén a függő lenyíló mezők értékkészletekének frissítése. Pl. ha egy táblázat első oszlopában található lenyíló mezőből ki lehet választani az eszköz kategóriáját, akkor az eszköz kategóriájának kiválasztása után a második oszlopban lévő megnevezés lenyíló menüben az eszköz kategóriájának megfelelő megnevezések kerülnek betöltésre.
Ellenőrzések (validációk)
Az űrlap egyes elemein különböző ellenőrzések kerülnek definiálásra, a legegyszerűbb ellenőrzésektől (pl. kötelezően kitöltendő mező) a komplex, több mező tartalmától és feltételtől függő ellenőrzésekig (pl. egy személy több pozícióban és korosztályban maximum x órában foglalkoztatható). A validációk blokkoló jellegűek, azaz egy űrlap mindaddig nem küldhető be, amíg az űrlap minden egyes validációnak nem felel meg, így azt a célt szolgálják, hogy a szabályzatoknak, előírásoknak, jogszabályoknak, benchmarkoknak nem megfelelő űrlapok ne kerülhessenek beküldésre, az ügyintézésre fordított idő így csökkenthető. A validációk mindig az adott űrlappal kapcsolatban eljáró szervezet által definiált szabályok alapján kerülnek beállításra, egy űrlap elemen az üzleti logikától függően akár több validáció is beállítható.
A validációk többszintűek:
Mezőszintű: egy adott mezőbe beírt/kiszámolt/kiválasztott érték nem helyes, pl. nincs kitöltve az adott mező; a mezőbe beírt érték meghalad egy bizonyos értéket; nincs feltöltve egy melléklet
Táblázat szintű: abban az esetben használatos, amikor egy konkrét mezőre nem lehet alkalmazni a validációt, pl. egy táblázatba legalább egy sor feltöltése kötelező
Űrlap szintű: jellemzően olyan validációk, amelyek egy űrlap beküldhetőségét ellenőrzi, pl. letelt a beadási határidő; egy másik űrlap nem megfelelő státuszban van
Ellenőrzés mód
Az űrlapoknak létezik egy ellenőrzés módja, melyet az „Ellenőrzés” gombra kattintással lehet aktiválni/inaktiválni. Az ellenőrzés mód során az űrlaphoz tartozó validációk kerülnek kiértékelésre. Az „Ellenőrzés” gomb megnyomására az első olyan oldalra ugrik automatikusan a rendszer, ahol hiba található.
Az ellenőrzés mód mindaddig aktív marad, amíg a felhasználó nem inaktiválja azt.
Az űrlap oldalválasztó lenyíló menüjében az ellenőrzés módban megjelenítésre kerül, hogy az adott oldalon hány hiba található.
Ellenőrzés módban a különböző szintű validációk hibái különböző módon kerülnek megjelenítésre:
Mezőszintű: a hibás mezők piros kerettel kerülnek jelölésre. A mező felé vitt egérkurzor segítségével jeleníthető meg az adott mező hibája, hibái.
Táblázat szintű: a táblázat fejléce alatti piros sávban kerül megjelenítésre.
Űrlap szintű: az űrlap lapozó eleme alatt egymás alatt kerül megjelenítésre.
A hibák kiértékelése ellenőrzés módban valós időben történik, tehát ha egy hiba javításra kerül, az oldal újratöltése, az ellenőrzés mód inaktiválása/aktiválása nélkül a hibaüzenet, a hiba jelölése megszűnik. Ez azt is jelenti, hogy ellenőrzés módban egy sor hozzáadásos táblázathoz egy új sor hozzáadása azonnal újabb hibákat fog generálni, mivel szinte mindegyik mezőre a kötelező kitöltés érvényes.
A mező szintű hibaüzenetek a hibaüzenetet tartalmazó blokk jobb felső sarkában, a táblázat- és űrlap szintű hibaüzenetek pedig a hibaüzenet sorának végén található ikonra kattintva kimásolhatók. A hibakódok a validáció gyorsabb beazonosítására használhatók a hibaüzenettel kapcsolatos kérdés, észrevétel esetén.
Hibák listázása
a „Hibák listázása” gomb segítségével van lehetősége a validációkat egyszerre kiértékeltetni és a hibákat egy oldalon listázva áttekinteni. A hibák listázásánál az összes űrlapon található hiba megjelenítésre kerül. Sok hiba esetén az oldalon található legördülő menü segítségével lehet gyorsabban navigálni az űrlap különböző oldalain található hibák között. A hibák sorának végén található ikonra kattintva a rendszer a kiválasztott hibás elemhez navigálja a felhasználót és egy rövid ideig a hibás mezőt piros háttérrel színezi meg a könnyebb beazonosíthatóság érdekében.
Mezőtípusok
Az űrlapok kitöltését különböző típusú beviteli mezők segítik. Az űrlap egyes mezői felé navigált egérkurzorral a mezőbe beírt tartalom megjelenítésre kerül. Természetesen az űrlapból generált PDF-ben a mezők teljes tartalma kiírásra kerül.
Inputmezők
Szöveges: egyszerű inputmező, jellemzően rövidebb szövegek bevitelére szolgál, számok beírása is lehetséges.
Szövegdoboz: szöveges inputmező, de hosszabb szövegek befogadására és megjelenítésére alkalmas, karakterszámlálóval.
Számos: egyszerű inputmező, amik csak számokat tartalmazhatnak.
Pénznem formátumú: a számos inputmező formázott változata, ahol a beírt szám a definiált pénznem jelölésével kerül megjelenítésre
Dátumos: csak dátumok bevitelére alkalmas mező. A dátumot be lehet írni manuálisan vagy a mezőbe kattintva megjelenő naptár segítségével is. A dátum formátuma: 1970. 01. 01. Manuális bevitel során a pontok beírása nem kötelező, azt a rendszer automatikusan beírja. Manuális beírás során az adatok csak akkor kerülnek mentésre, ha a dátum teljesen végig írásra került. Az automatikus mentés miatt, ha nem folyamatos a beírás, a rendszer figyelmeztető üzenetet jelenít meg.
E-mail cím maszkos: e-mail címek bevitelére alkalmas mező, segíti a felhasználót a helyes e-mail formátum beírására: xyz@xyz.com
Adószám maszkos: szervezetek adószámának bevitelére alkalmas mező. Csak számok írhatók be a mezőbe a következő tagolásban: 12345678-9-01.
Telefonszám maszkos: telefonszámok bevitelére alkalmas mező. Csak számok írhatók be a mezőbe standardizált módon, országhívószám, körzetszám, telefonszám bontásban.
Bankszámlaszám maszkos: bankszámlaszámok bevitelére alkalmas mező. Csak számok írhatók be a mezőbe standardizált módon: 12345678-12345678-12345678 formátumban.
Helyrajzi szám maszkos: helyrajzi számok bevitelére alkalmas mező. A helyrajzi szám generálás szabályainak megfelelő formátumban, standardizált módon írhatók be karakterek a jogszabályban meghatározott módon.
Lenyíló mezők
Egyszeres: egyszerű lenyíló mező, a mezőre kattintva van lehetőség kiválasztani az előre definiált értékkészletből egyszeri kattintással a szükséges elemet. Kiválasztás után a mezőben csak a kiválasztott elem kerül megjelenítésre az űrlapon.
Multiselect: a mezőre kattintva van lehetőség kiválasztani az előre definiált értékkészletből akár több opciót is. A kiválasztás befejezése után a mezőben az összes kiválasztott elem megjelenítésre kerül.
Kereshető: a mezőre kattintva megjelenítésre kerül az előre definiált értékkészlet, de egy keresőmezőbe beírva szűkíthető a választható elemek listája. Kiválasztás után a mezőben a típustól függően egy vagy több elem kerül megjelenítésre.
Függő: olyan lenyíló mező, amelynek az értékkészlete csak akkor kerül betöltésre, ha egy másik mezőben kiválasztásra kerül egy elem. Általában olyan esetekben kerül használatra, ahol egy listában nagyon sok elem lenne felsorolva és így valamilyen ismérv szerint csoportosításra kerülnek az elemek. A konkrét elem így csak egy ismérv (pl. kategória) meghatározása után lesz kiválasztható a függő lenyíló értékkészletéből.
Bővíthető: olyan lenyíló mező, ahol a felhasználó lehetőséget kap, hogy a lenyíló mezőbe egyedi opciót rögzíthessen. Az egyedi opció csak az adott felhasználó esetén látható, az a többi felhasználó űrlapjánál nem felhasználható. Az egyedi opciók felvitelére és törlésére a lenyíló mezőben található plusz gomb megnyomásával nyílik lehetőség.
Jelölőnégyzet (checkbox)
Olyan űrlapelem, ahol a felhasználó beleegyezése szükséges, tehát csak olyan esetekben használatos, ahol a checkbox nem bejelölésének nincs jelentősége. Pl. nyilatkozatok elfogadásánál, megjegyzés, indoklás szövegdobozok szerkeszthetőségének beállításánál. Alapvetően lenyíló menüvel helyettesíthető.
Sor hozzáadásos táblázatok
Az űrlapokon sok esetben a könnyebb kezelhetőség és átláthatóság érdekében az egyes mezők bővíthető, ún. sor hozzáadásos táblázatokba kerülnek rendezésre. A sor hozzáadásos táblázatok a következő funkcionalitással rendelkeznek:
Új sor hozzáadása: a táblázat fejlécében és a táblázat alján található gomb segítségével van lehetőség sorokat hozzáadni a táblázathoz.
Sor törlése: a sor végén található kuka ikonra kattintva az adott sor kerül törlésre, miután a törlés ténye megerősítésre került. A sor végén található checkboxok bejelölése után a táblázat fejlécében található kuka ikonra kattintva pedig az összes jelölt sor törlésre kerül. A fejlécben található kuka ikon mellett található checkbox bejelölése a táblázat adott oldalán található összes sort kijelöli törlésre és csak azokat a sorokat törli, amik az adott oldalon találhatók.
Lapozás: az oldalak átláthatósága miatt a sor hozzáadásos táblázatok lapozhatók. A sor hozzáadásos táblázatok oldalanként rendszerszinten beállított számú sort jelenítenek meg egyszerre. Természetesen az űrlapból generált PDF-ben az összes sor megjelenítésre kerül.
Csak a hibás sorok megjelenítése: a táblázat fejlécében található csúszka segítségével sok sort tartalmazó, több oldalas táblázat esetén van lehetőség arra, hogy csak a hibás sorok kerüljenek megjelenítésre.
Táblázatok tördelése: sok táblázat esetén a pályázatok elbírálásához szükséges és elégséges adatok sok beviteli mező megjelenítését igénylik. Mivel a képernyőn megjeleníthető táblázatok szélessége véges, ezért a sok adatot tartalmazó táblázatok tördelésre kerülnek. Az ilyen táblázatok fejlécében jobb oldalon egy szám jelzi, hogy az adott táblázat sorai hány részletbe kerülnek tördelésre, illetve hogy az adott táblázat hányadik részlete a teljes táblázatnak. Ezeknél a táblázatoknál a táblázat első részében kiválasztásra kerül egy olyan azonosításhoz szükséges mező, amiből a felhasználó könnyen beazonosíthatja, hogy a táblázat második, harmadik részében éppen melyik tételhez kapcsolódó mezőket tölti ki. Az azonosító mező lehet pl. megnevezés, név, eszköznév stb. Ezen felül a sorok sorszámozásra is kerülnek.
„Ragadós” (sticky) fejléc: az egyes táblázatok oszlop megnevezései az oldalon történő scrollozás esetén fixen megjelenítésre kerülnek mindaddig, amíg az adott táblázat utolsó sorát el nem hagyja a felhasználó a scrollozás, oldalon történő navigálás során, ezzel segítve az egyes adatbeviteli mezők beazonosítását.
Hasznos információk (tooltipek): bizonyos oszlopok megnevezése mellett egy információs ikon található, mely felé vitt egérkurzorra az adott oszloppal kapcsolatos bővebb információ kerül megjelenítésre, amely segíti a felhasználót a kitöltésben.
Oszlop megnevezése: az egyes táblázatokban bekért adatmezőkbe beírt értékek sok esetben jól körül határolható hosszúságúak lehetnek, előfordul, hogy max 1-2-3 karakteres hosszúságú. Viszont az oszlop szélességét ilyenkor a fejléc határozza meg, emiatt az oszlop fejlécek sokszor rövidítésre kerülnek. Az oszlop fejlécére vitt egérkurzor megmutatja, hogy mi a pontos elnevezése az adott oszlopnak.
Nem szerkeszthető (disabled) mezők
Az űrlapokon található mezők bizonyos feltételek alapján lehetnek szerkeszthetők vagy nem szerkeszthetők. A nem szerkeszthető mezők háttere szürke, ezen felül az egérkurzort a mező felé mozgatva az egérkurzor egy piros tiltó ikonra vált.
Nem szerkeszthető mezők típusai:
Fix disabled mezők: általában azok a mezők, amelyekre valamilyen matematikai képlet alapján történő mellékhatással kerülnek meghatározásra.
Feltételtől függő disabled mezők: olyan mezők, amelyek szerkeszthetősége valamilyen másik mezőbe beírt, vagy másik mezőben kiválasztott értéktől függ. Pl. edző munkakör kiválasztása esetén az oklevélszám mező kitöltése szerkeszthetővé válik
Alapértelmezett értékek (default value)
Egy mező esetén lehetnek alapértelmezett értékek, amik az adott mezőbe automatikusan betöltődnek, legtöbbször valamilyen mellékhatás váltja ki az alapértelmezett érték betöltését, kiszámítását, meghatározását. Általában nem szerkeszthető mezők vesznek fel alapértelmezett értékeket valamilyen üzleti logika, matematikai képlet alapján.
Fájlok, mellékletek csatolása
Az egyes űrlapokhoz az űrlap típusától függően az ellenőrzéshez szükséges különböző mellékletkategóriákhoz fájlokat feltölteni. Fájl feltöltésére kétféle lehetőséget ad a rendszer:
egy adott sorhoz feltöltendő melléklet: sor hozzáadásos táblázat sorában egy adott sornál kerül bekérésre a fájl
mellékletek oldalon feltöltendő melléklet: egy adott mellékleten külön oldalon kerülnek felsorolásra az adott űrlaphoz feltöltendő mellékletkategóriák.
A mellékletkategóriákhoz fájlokat feltölteni a gombra kattintva megjelenő ablak segítségével lehetséges akár több fájl feltöltése is. Ezen felül lehetőség van fájlok drag & drop módszerrel történő feltöltésére is, a feltöltendő mellékletkategória területére húzva egy fájlkezelőben a feltöltésre kijelölt fájlokat.
