1. Bevezetés

1.1 Cél és célközönség

Ezen felhasználói kézikönyv célja, hogy az MVSZ-ERP rendszer (későbbiekben: rendszer) felhasználói számára, tagszervezeti adminisztrátorok, szövetségi ügyintézők részére egy felületen böngészhető módon megjelenítse a rendszer által biztosított modulok, funkciók, és rendszeren belül megvalósított folyamatok működését bemutató leírását.

A rendszer fejlesztése során, az új funkciók élesítésével párhuzamosan a felhasználói kézikönyv aktualizálása folyamatosan történik.

1.2 Rendszer célja

A rendszer célja, hogy egy átfogó megoldást biztosítson a szövetség adminisztratív és operatív folyamatainak kezelésére.
A fejlesztés jelenlegi szakaszában a rendszer már képes kezelni, a felhasználói regisztrációs folyamatokat, a tagszervezetek regisztrációját, superuserek regisztrációját, valamint a szövetségi adminisztrátorok számára biztosít lehetőséget a beérkezett regisztrációk feldolgozására, hiánypótlásra továbbítására, és jóváhagyására. Az értesítési modul biztosítja, hogy a felhasználók minden fontos lépésről, státuszváltásról automatikusan e-mailben értesítést kapjanak.

1.3 Felhasználói szerepkörök

Az ERP rendszerben két fő felhasználói csoport különböztethető meg: a tagszervezeti adminisztrátorok (superuserek) és a szövetségi ügyintézők. A superuserek feladata a saját tagszervezetük adminisztrációjának kezelése, tagszervezet adatainak aktualizálása, sportolók igazolásainak kezelése, versenyengedélyek, nevezések kezelése, és egyéb adminisztratív teendők ellátása. Minden tagszervezethez legalább egy, de akár több superuser is kapcsolódhat, akik az adott tagszervezethez kapcsolódóan a rendszerben végrehajtott műveletekért felelősek. A szövetségi ügyintézők pedig a Magyar Vívó Szövetség nevében járnak el, akiknek egyik legfőbb feladata a beküldött kérelmek (pl: regisztrációs, átigazolási, nevezési, stb.) elbírálása, jóváhagyása vagy elutasítása. A szövetségi ügyintézők ezáltal biztosítják, hogy a rendszeren belül kezelt különböző adminisztratív folyamatok megfelelő ellenőrzésen menjenek keresztül.

1.4 Tagszervezetek számára fontos kezdeti lépések

Az alábbiakban pontokba szedve látható, hogy az MVSZ-ERP használatbavételekor, mely alapvető lépéseken kell végig menni a sikeres induláshoz:

1. lépés: Felhasználói regisztráció (2.3)
   Az MVSZ-ERP rendszer bármely funkciójának igénybevételéhez a rendszerbe történő azonosított bejelentkezésre van szükség, melyhez szükség van egy felhasználóra, ezért az első lépés egy felhasználó regisztrálása.
   Link: https://login.mvsz-erp.flexinform.hu/register

2. lépés: GDPR elfogadása és személyes (4T) adatok azonosítása (3.1)
   A felhasználó első belépését követően kötelező a Magyar Vívó Szövetség által meghatározott GDPR adatkezelési tájékoztató elfogadása, és a regisztrált személy 4T adatain keresztül pontos beazonosítása. Ezen lépések elvégzése nélkül a rendszer teljes funkcionalitásában korlátozás alatt áll.
   Link: https://login.mvsz-erp.flexinform.hu

3. lépés: Tagszervezeti regisztráció beküldése, superuser meghatározása (4.)
   Az 1-2. lépés elvégzését követően a legfontosabb feladat a tagszervezet regisztrálása a szövetségi rendszerbe, melynek az előző lépések alapján az előfeltétele már megvan, a felhasználó létrehozásával és sikeres beazonosításával. A tagszervezeti regisztrációs folyamatba beépítésre került a superuser meghatározása, és regisztrálása is, így egy regisztrációs folyamaton belül elvégezhető a tagszervezet és hozzá kapcsolódó első superuser jogosultsággal bíró személy hozzárendelése is.

2. Felhasználó azonosítása, felhasználói fiók kezelése

2.1 Belépés

A bejelentkezéshez kérjük, látogasson el a https://mvsz-erp.flexinform.hu/ oldalra, kattintson a “Belépés“ gombra, és kövesse az alábbi lépéseket a sikeres bejelentkezés érdekében:

1. Belépési adatok megadása: Adja meg a regisztráció során használt e-mail címét és jelszavát a megfelelő mezőkben.

2. Belépés véglegesítése: Kattintson a "Belépés" gombra a folyamat befejezéséhez.

Open

1. ábra: Bejelentkezési képernyő

2.2 Elfelejtett jelszó

Amennyiben elfelejtette jelszavát, kérjük, kattintson az "Elfelejtett jelszó" linkre, majd adja meg az e-mail címét, és kövesse az e-mailben kapott útmutatást az új jelszó beállításához. Ha az e-mail nem érkezne meg néhány percen belül, akkor kérjük, ellenőrizze a spam vagy promóciós mappákat is. Ha még mindig nem találja az e-mailt, akkor próbálja meg újra elküldeni a jelszó visszaállítási kérelmet, vagy vegye fel a kapcsolatot az ügyfélszolgálattal.

Open

2.ábra: Elfelejtett jelszó igénylése

2.3 Új felhasználói fiók létrehozása

Amennyiben még nem rendelkezik felhasználói fiókkal a rendszerben, akkor először regisztrációra lesz szüksége. A folyamat egyszerű és gyors, csak kövesse az alábbi lépéseket:

1. Regisztráció indítása: Kattintson a kezdő oldalon található "Regisztráció" gombra.

2. Regisztrációs űrlap kitöltése: A megnyíló űrlapon adja meg teljes nevét, választott e-mail címét, valamint válasszon egy jelszót, amit végül erősítsen meg az ellenőrzés érdekében.

3. Regisztráció véglegesítése: Miután kitöltötte az összes mezőt, kattintson az "Regisztráció" gombra az adatok elküldéséhez.

4. Fiók megerősítése: A regisztráció befejezése után a rendszer egy automatikus e-mailt küld az Ön által megadott e-mail címre, amely tartalmaz egy megerősítő linket. Kattintson erre a linkre az e-mailben, hogy aktiválja fiókját és befejezze a regisztrációs folyamatot.

Ezekkel a lépésekkel gyorsan és biztonságosan létrehozhatja saját felhasználói fiókját a rendszerbe, és a fiók megerősítését követően már használhatja is https://mvsz-erp.flexinform.hu/ rendszerét.

2.4 Profil beállítások kezelése

A rendszer lehetőséget biztosít arra, hogy testre szabja és kezelje profilbeállításait. Az alábbi lépések segítenek a profilja szerkesztésének elérésében, és az elérhető funkciók használatában:

1. Profil szerkesztéshez való hozzáférés: A profil adatok módosítására a Flexinform Központi Hitelesítő rendszerén keresztül van lehetőség, melyhez első lépésbe a https://login.flexinform.hu/login oldalon keresztül be kell jelentkezni a felhasználó e-mail cím jelszó párosával. Ezt követően a weboldal jobb felső sarkában kattintson a saját nevére, majd válassza a "Profilom" opciót a legördülő menüből.

2. Profil szerkesztése: A profiloldalon számos beállítási lehetőség közül választhat, beleértve:

• E-mail cím módosítása: Itt tudja módosítani az e-mail címét, melyet a bejelentkezéshez is használ.

• Jelszó módosítása: Itt tudja megváltoztatni a bejelentkezéshez használt jelenlegi jelszavát.

• Kétlépcsős azonosítás beállítása: A funkció aktiválásával a fiókja biztonságát növelheti. Ezt követően minden bejelentkezéskor egy második lépésre lesz szükség az azonosításhoz.

• Fiók törlése: Ha már nem kívánja használni a Magyar Vívó Szövetség ERP rendszerét, akkor itt tudja véglegesen törölni fiókját.

Bármely fenti beállítási módosítása esetén a végén a módosítások mentésére van szükség, melyhez kérjük, kattintson a “Mentés“ gombra.

3. Közvetlen belépés az MVSZ-ERP rendszerbe: Az esetleges profil adatok módosítását követően bal felül a Flexinform logó mellett található “Kezdőlap“ navigáló gombra kattintva az authentikációs rendszer betölti az összes olyan szövetségi alrendszert, melyhez a felhasználó már hozzá lett rendelve, így az alábbi ábrán látható módon a profil kezelői felületről közvetlenül be lehet jelentkezni akár az MVSZ-ERP rendszerbe is a rendszer neve alatt található “Belépés“ gombra kattintva.

3. Alapvető rendszer funkciók

3.1 Első bejelentkezés

3.1.1 GDPR tájékoztató megismerése, elfogadása

A rendszerbe történő első belépést követően kötelező feladat a GDPR tájékoztató elolvasása, megismerése, és annak elfogadása, mert enélkül a rendszer használata teljes korlátozás alatt áll.

Kérjük, a szabályzat elolvasását követően a felugró ablak alján található “Elfogadom a GDPR nyilatkozatot“ szöveg előtti négyzetet jelölje be, majd az “Elfogadás“ gombra kattintva tud tovább lépni.

3.1.2 Természetes személyazonosító (4T) adatok megadása

A soron következő lépés a felhasználó természetes személyes (4T) adatainak megadása. A természetes személy beazonosítása a Nemzeti Sportinformációs Rendszeren (később: NSR) közhiteles személyes adatokat kezelő szolgáltatásán keresztül valósul meg, melynek segítségével a felhasználó pontosan beazonosítható, továbbá a rendszeren belül a személyi duplikáció is elkerülhető.

A személy beazonosítása, 4T adatok megadása kötelező.

Kérjük, a “Személyes adatok megadása“ felugró ablakban található mezők kitöltését követően kattintson az ablak alján található “Ellenőrzés“ gombra. Ezt követően kerülnek továbbításra a személyes adatok az NSR felé, mely sikertelen azonosítás esetén a felületen jelzi a felhasználó felé a problémát, illetve sikeres azonosítás esetén a rendszer az ablakot bezárja és a felhasználót továbblépteti a “Kezdőlapra”.

3.2 Kezdőlap, navigációs felület

A bejelentkezést követően a rendszer automatikusan a “Kezdőlapra” navigálja a felhasználót. A kezdőlapon érhetőek el a legfrissebb aktuális információk a felhasználó, és hozzá kapcsolódó tagszervezet vonatkoztatásában. Amennyiben a rendszer használata során a kezdőlapról elnavigálna, és később vissza szeretne lépni a kezdőlapra, akkor kérjük, kattintson a bal oldalon található menüsorban a “Kezdőlap“ menüpontra.

3.2.1 Folyamatban lévő kérelmek listája

A kezdőlapon a felhasználót egy áttekintő nézet fogadja a jelenleg folyamatban lévő kérelmekről. Mivel a rendszer folyamatos fejlesztés alatt áll, így jelenleg csak a tagszervezeti regisztrációs kérelmek érhetők el kiemelten módon a kezdőlapon. Természetesen a rendszeren belül különböző típusú kérelmek saját menüpontjukon keresztül bármikor elérhetőek. A rendszer továbbfejlesztésével párhuzamosan új kérelmi típusok lesznek hozzáadva a kezdőlapi kérelmi listához, így a felhasználók mindig naprakészek lehetnek az aktuális teendőikkel kapcsolatban, és adott esetben az adminisztrációt könnyedén a kezdőlapról is intézhetik.

3.2.2 Értesítések

A kezdőlapon jobb felül találhatók a fontosabb rendszerüzenetek, értesítések, mint például a GDPR tájékoztató sikeres elfogadása, személyes (4T) adatok sikeres azonosítása.

3.2.3 Gyors funkciók

A kezdőlapon elhelyezett “Gyors funkciók“ csempén található funkció gombok segítségével felhasználó közvetlenül a kezdőlapról indíthat új tagszervezeti regisztrációt, vagy új superuser regisztrációt. A rendszer továbbfejlesztésével párhuzamosan új gyors funkciók gombok kerülnek majd elhelyezésre a kezdőlapon.

3.3 Gyakran Ismételt Kérdések (GYIK)

Amennyiben a rendszeren belül egy adott felület/ablak működésével kapcsolatban kérdése merülne fel, és a ikon a felületen elérhető, akkor kérjük, kattintson rá a ikonra, és ezt követően a rendszer egy külön felugró ablakban az adott felülethez kapcsolódó támogató tartalmat fog megjeleníteni. Amennyiben továbbra is kérdése merül fel, akkor kérjük, vegye fel a kapcsolatot a Magyar Vívó Szövetség ügyfélszolgálatával, vagy kattintson a fejlécben található “Flexinform Ügyfélszolgálati Portál“ hivatkozásra és azon keresztül küldje be kérdését.

3.4 Ügyfélszolgálati Portál

A fejlécben jobb felül az "Flexinform Ügyfélszolgálati Portál" hivatkozásra kattintva érhető el a "Technikai Support". A legördülő listában jelennek meg a különböző típusú bejelentési lehetőségek:

• Hibajelentés

• Kérdés/Észrevétel

• Kérés

• Egyéb jelentés

Amennyiben technikai jellegű problémát, kérést szeretne bejelenteni a rendszerrel kapcsolatosan, akkor az adott témakörnek megfelelő hivatkozásra (Pl.: Hibajelentés) kell kattintani. A rendszer egy új ablakban a Flexinform Ügyfélszolgálat Portáljára irányít, ahol első bejelentés során előzetesen egy gyors regisztrációra van szükség. A legközelebbi bejelentéseknél már ez a regisztráció alkalmas lesz az azonosításhoz.

3.5 Kijelentkezés

Amennyiben szeretne kijelentkezni az MVSZ-ERP rendszerből, akkor kérjük, kattintson a weboldal jobb felső sarkában található ikonra, és a legördülő listában válassza ki a “Kijelentkezés“ gombot.

4. Tagszervezet regisztrálásának folyamata

4.1 Tagszervezeti regisztráció indítása

A tagszervezeti regisztráció indításához előzetesen be kell jelentkezni az MVSZ-ERP rendszerbe. Bejelentkezést követően a regisztráció indításához a főoldal “Gyors funkciókon“ keresztül, vagy a “Tagszervezeti regisztrációs kérelmek“ menüponton belül az “Új tagszervezeti regisztráció“ gombra kell kattintani, melyet követően megjelenik a tagszervezeti regisztrációs kérelem szerkesztői felülete.

4.2 Tagszervezeti regisztrációs kérelem mentése, szerkesztése

A folyamatban lévő tagszervezeti regisztrációs kérelmet még a beküldését megelőzően bármikor el lehet menteni a kérelem szerkesztői felületének alsó gomb sorában lévő “Mentés” gombra kattintva, és ennek megfelelően igény esetén újranyitva a szerkesztését folytatni lehet. A mentésnek alapvető feltétele csupán annyi, hogy az “Alapadatok“ fülön az “Adószám“ és “Szervezet neve“ mezők ki legyenek töltve. Mentést követően a kérelem a “Kezdőlapon“ és a “Tagszervezeti regisztrációs kérelmek“ menüponton belül is megjelenik, ahol “Műveletek“ oszlopban található “ceruza“ ikonra () kattintva a kérelem szerkesztése tovább folytatható.

4.3 Tagszervezeti regisztrációs kérelem szerkesztői felülete

4.3.1 “Alapadatok” fül

Ezen a felületen alapvetően a szervezet legfontosabb egyedi azonosítóit (adószám, regisztrációs azonosító (pl.: cégjegyzékszám)), székhely cím adatokat, illetve a fegyvernem(ek)et kell meghatározni.

A rendszer felkínál egy segítő lehetőséget a mezők automatikus kitöltéséhez, amihez az „Adószám” mező kitöltését követően a lap alján lévő „Opten adatok betöltése” gombra kell kattintani, majd a rendszer lekérdezi az adószámhoz tartozó Opten adatbázisában tárolt szervezeti adatokat, és automatikusan kitölti a szükséges mezőket. Kérjük, minden esetben ellenőrizze a rendszer által kitöltött mezők tartalmát, és szükség esetén módosítsa azokat. Természetesen az Opten általi adatbetöltés csak egy lehetőség, melyet kihagyva, az adatok manuális kitöltésére is lehetőség van.

A “Fegyvernemek” megjelölése során minimum 1 opció megjelölése kötelező, de akár több fegyvernem is megjelölhető.

4.3.2 “Elérhetőségek” fül

Ezen a felületen a szervezet fontosabb, központi elérhetőségi adatait kell megadni.

Az ablakban található „Központi e-mail cím” és „Számlázási e-mail cím” mezők, illetve „Központi telefonszám” mezők kitöltése kötelező.

A „Levelezési cím” és „Vívóterem cím” mezők manuális kitöltésére abban az esetben nincsen szükség, amennyiben cím adatok egyeznek az „Alapadatok” fülön rögzített „Székhely” cím adataival. Ilyen esetben csupán az „Egyezik a székhely címével” opciót kell bejelölni.

4.3.3 “Személyek” fül

A felületen látható „Új személy hozzáadása” gombra kattintva a rendszer létrehozza a személy adatmezőit. Minden mező kitöltése kötelező.

A személyek adminisztrációja során legalább egy képviselő és legalább egy szakosztályvezető beosztású személy feltöltése is kötelező. A 2 beosztást akár 1 személy is betöltheti, de ebben az esetben is 2 külön sorban kell adminisztrálni a személyt. Ilyen esetben a ikonra kattintva könnyedén létrehozható, és lemásolható egy már feltöltött, rögzített személy az adataival.

4.3.4 “Pénzügyek” fül

Ezen a felületen a szervezethez tartozó bankszámlaszámokat kell rögzíteni. Az ablakban látható „Új elem hozzáadása” gombra kattintva a rendszer létrehozza az új számla adatmezőit. Minden mező kitöltése kötelező. Legalább 1 számla feltöltése kötelező, de lehetőség van akár több számla adminisztrálására is.

4.3.5 “Superuser” fül

A tagszervezeti regisztráció során meg kell határozni a szervezet első “Superuser“ jogosultsággal rendelkező felhasználóját. Ez a felhasználó lehet a tagszervezeti regisztrációs kérelmet kezdeményező személytől eltérő személy is, de lehetőség van a felhasználónak saját magát regisztrálnia superuser-nek a tagszervezethez. Ebben az esetben a "Saját adatok betöltése" gombra kell kattintani, így a saját adatok betöltése automatikusan megtörténik, és már csak az "E-mail cím megerősítése" mezőt ki kell tölteni. Természetesen a superuser adatai manuálisan is kitölthetőek, illetve a regisztrációt adminisztráló személytől eltérő személy is megadható superuser-nek.

Nyilatkozat letöltése: Amennyiben a “Superuser“ fülön látható összes mező kitöltése megtörtént, akkor a "Nyilatkozat letöltése" gombra kattintva a rendszer először validálja a superuser személyes adatait, majd ha helyesek az adatok, akkor kigenerálja a "Superuser regisztrációs adatlapot". Helytelenül megadott személyes adatok esetén a rendszer jelzi, hogy a megadott adatok javítására van szükség, azaz a nyilatkozat már csak helyes személyes adatokkal tölthető le. Ilyen esetben a megadott személyes adatokat javítani kell, majd ismételten a “Nyilatkozat letöltése“ gombra kell kattintani.

Aláírt nyilatkozat feltöltése: A letöltött nyilatkozatot alá kell írnia a superuser-nek és a szervezet aláírásra jogosult képviselőjének, melyet követően a "Nyilatkozat letöltése" gomb alatti szürke mezőre kattintva az aláírt dokumentumot csatolni kell a kérelemhez.

4.3.6 “Mellékletek” fül

A tagszervezeti regisztrációs kérelem beküldésének egyik alapvető feltétele, hogy a „Mellékletek” felületen a csillaggal jelöl melléklet kategóriába legalább 1 file feltöltése megtörténjen. Természetesen az egyes melléklet kategóriákba akár több file feltöltésére is van lehetőség.

A file feltöltés egyik módja a melléklet kategóriák neve után található „felfelé mutató nyíl” ikonra történő kattintás, melyet követően file tallózás műveletét kell végrehajtani.

A file-ok feltöltésének másik lehetséges módja a drag&drop, melyet alkalmazva egy melléklet kategóriába egyszerre akár több file feltöltésére is van lehetőség. Ehhez első lépésben rá kell kattintani az adott melléklet kategóriára, majd a mellékletek listájánál látható szürke téglalapra (Fájl feltöltéséhez kattintson vagy húzza ide a feltölteni kívánt fájlt) rá kell húzni a feltöltésre váró file-okat.

A kérelem beküldését megelőzően a felhasználó bármely feltöltött file-t törölheti a „kuka” ikonra kattintva. A kérelem beküldését követően a feltöltött file-ok törlésére már nincsen lehetőség.

4.4 Tagszervezeti regisztrációs kérelem beküldése

Miután a tagszervezeti regisztrációs kérelem kitöltése hiánytalanul megtörtént, akkor a kérelem szerkesztői felületének alsó gomb sorában lévő “Kérelem beküldése” gombra kell kattintani. Ekkor a rendszer ellenőrzi, hogy a kérelmen belül valóban minden kötelező mező kitöltése megtörtént-e, melyről hiányosság esetén visszajelez a felhasználónak, és amennyiben a rendszer az ellenőrzés során mindent rendben talált, akkor a kérelem beküldése megtörténik.

4.5 Beküldött tagszervezeti regisztrációs kérelem megnyitása, elbírálása

A kérelem beküldését követően a kérelem a “Kezdőlapon“ vagy a “Tagszervezeti regisztrációs kérelmek” menüponton belül érhető el a kérelmet kezdeményező felhasználó, és a szövetségi ügyintézők részére. A kérelem státusza “Létrehozva“-ból “Beküldve“ státuszba vált át. Ebben a státuszban a kérelemhez rögzített adatokat már nem lehet szerkeszteni, hanem a kérelem a szövetségi ügyintéző elbírálására, jóváhagyásra, vagy hiánypótlásra küldésére vár.

A szövetségi ügyintéző a kérelem sorának végén található “ceruza” ikonra kattintva tudja megnyitni a kérelmet.

A kérelem elbírálása során az ügyintézőnek a feladata, hogy a kérelem egyes füleihez rögzített adatokat ellenőrizze, majd végül a “Mellékletek” fülhöz rögzített dokumentumokat megtekintse és “státuszolja” azokat.

Kérelemhez feltöltött mellékletek ellenőrzésének folyamata:

1. Dokumentumok letöltése: Egy-egy dokumentum letöltéséhez az adott dokumentum sorának végén található „Letöltés” műveleti ikonra kell kattintani.

2. Dokumentumok státuszának beállítása: A dokumentum letöltését követően a rendszer lehetővé teszi, hogy az ügyintéző a dokumentum státuszát beállítsa. Minden dokumentum státuszának beállítása kötelező a következő státusz opciók egyike szerint: Nem releváns / Elutasított / Elfogadott.

3. „Elutasított” státuszú dokumentumra hiánypótlás: Amennyiben egy file-ra direkt módon hivatkozva szeretnénk hiánypótlást indítani, akkor a dokumentum státuszát „Elutasított”-ra kell állítani, így lesz lehetőség a „Hiánypótlás kérés” ablakban a file-ra hivatkozni a hiánypótlás során.

A kérelem elbírálásának alapfeltétele, hogy minden mellékletnek be legyen állítva a státusza, azaz a rendszer akár hiánypótlásra, vagy jóváhagyásra továbbítás esetén is ellenőrzi, hogy a feltöltött mellékletek státuszállítása megtörtént-e.

4.5.1 Tagszervezeti regisztrációs kérelem hiánypótlása

4.5.1.1 Kérelem hiánypótlásra küldése (ügyintéző)

Amennyiben az ügyintéző a kérelemhez rögzített adatokat, mellékleteket ellenőrizte, és hiányosságot tapasztalt, akkor a “Hiánypótlás kérés“ fülre kell kattintania.

Általános megjegyzések: Amennyiben nem a kérelemhez csatolt mellékletekkel kapcsolatban szeretne az ügyintéző hiánypótlást indítani, akkor a „Általános komment hozzáadása” gombra kell kattintani, majd első lépésben ki kell választani, hogy melyik fülön rögzített adatokkal (Pl: “Pénzügyek“ fülön nem került rögzítésre egy alapvetően szükséges bankszámlaszám) kapcsolatosan tapasztalt hiányosságokat, majd ezt követően a „Megjegyzés” mezőbe le kell írni a hiánypótlás okát, mely okot/indoklást a hiánypótlás kiküldését követően felhasználó meg fog kapni.

Mellékletek megjegyzései: Amennyiben az ügyintéző a feltöltött mellékletek, dokumentumok kapcsán szeretne hiánypótlást indítani, akkor a melléklet kategóriára, vagy amennyiben egy adott file státusza „Elutasítottra” lett állítva, akkor direkt módon a file-ra lehet hiánypótlási pontot, megjegyzést írni.

Hiánypótló üzenet szerkesztése: Az utolsó lépés a “Hiánypótlás kérés“ felületén belül az alapértelmezett hiánypótló üzenet áttekintése és igény esetén tartalmának módosítása, melyet minden esetben kötelezően a „pipa” ikonra kattintva menteni kell.

Végül, amennyiben a kérelemmel kapcsolatosan észlelt összes hiányosság rögzítése megtörtént, akkor az alsó gomb sorban a “Hiánypótlásra küldés“ gombra kell kattintani. A kérelem státusza “Beküldve“-ből “Hiánypótlás alatt“ státuszba vált át.

4.5.1.2 Hiánypótlásban foglaltak megtekintése, kérelem korrigálása, kérelem ismételt beküldése (superuser)

A superuser a tagszervezeti regisztrációs kérelem hiánypótlásra küldéséről e-mailben értesül, melyet követően a kérelmet újra megnyitva, a felhasználónak lehetősége nyílik a kérelmet ismét szerkeszteni.

“Hiánypótlás” fül: A tagszervezeti regisztrációs kérelem szerkesztői felületén megjelenik egy új “Hiánypótlás“ fül. Ezen a felületen láthatóak a tagszervezeti regisztrációs kérelemhez kapcsolódó hiánypótlási megjegyzések. Amennyiben a kérelem több alkalommal is érintett hiánypótlásban, akkor a bal oldali sávban lehet váltani a hiánypótlások között. A „Hiánypótlás” fülön belül a felhasználónak nincsen teendője, csupán tájékozódni tud a hiánypótlás kérés megjegyzéseivel kapcsolatban, illetve értelemszerűen az itt látható megjegyzések alapján kell elvégezni a módosításokat a kérelem egyéb, érintett ablakainak tartalmában.

• Általános megjegyzések: Ebben a szekcióban látható megjegyzések 1-1 fül tartalmára vonatkozó hiánypótlási kérést tartalmaznak. A rendszer felül egy adott fül megnevezése mellett „piros alapon fehér felkiáltó jeles” ikonnal jelzi (pl.: ), hogy mely fülekhez kapcsolatosan érkezett hiánypótlás kérés. Az adott fülre kattintva a rendszer felül listázza az fülhöz kapcsolódó hiánypótlási megjegyzéseket.

• Mellékletek megjegyzései: Ebben a szekcióban egyrészt egy adott melléklet kategóriára, illetve konkrét beküldött file-ra vonatkozó hiánypótlási megjegyzések láthatóak. Fontos, hogy a rendszer a hiánypótlás beküldésekor ellenőrzi, hogy mely melléklet kategóriák voltak érintettek hiánypótlásban, és azokba legalább 1 db új file feltöltését elvárják a beküldés előtt.

Hiánypótlás beküldése a szövetségi ügyintéző részére: Amennyiben a hiánypótlásban jelzett megjegyzésekkel kapcsolatosan minden kérést teljesített a felhasznál, akkor az ablak alján található „Kérelem beküldése” gombra kell kattintani. A kérelem státusza “Hiánypótlás alatt“-ból “Hiánypótlás beküldve“ státuszba vált át.

4.5.1.3 Beküldött hiánypótlás ellenőrzése (ügyintéző)

A tagszervezet a hiánypótlási kérésnek eleget téve a kérelmet ismételten beküldi a szövetségi ügyintézők részére.

“Kiküldött hiánypótlások” fül: Az ügyintéző a “Kiküldött hiánypótlások“ fülön keresztül tudja megtekinteni, hogy a kérelem során milyen kiküldött hiánypótlások voltak. Egy kérelemhez több hiánypótlás is tartozhat.

Hiánypótlási pontok, megjegyzések státusz állítása: A kérelmet megnyitva az ügyintéző feladata a hiánypótlás teljesítésének ellenőrzése. A „Kiküldött hiánypótlások” fülön a hiánypótlási pontok, megjegyzések státuszát be kell állítani annak megfelelően, hogy a tagszervezeti felhasználó miképp teljesítette-e a hiánypótlásban kérteket. Minden hiánypótlási pont státuszának beállítása kötelező a következő státusz opciók egyike szerint: Nem releváns / Elutasított / Elfogadott.

Amennyiben továbbra is hiányosságot tapasztal az ügyintéző a kérelemmel kapcsolatosan, akkor lehetősége van újabb hiánypótlás kérést küldeni a felhasználó részére a már előzőleg ismertetett módon a “Hiánypótlás kérés“ fülön keresztül.

4.5.2 Tagszervezeti regisztrációs kérelem jóváhagyása

Amennyiben a szövetségi ügyintéző a tagszervezeti regisztrációs kérelemhez rögzített adatok, információkat, és csatolt mellékleteket elfogadja, akkor a kérelem alsó gomb sorában a “Kérelem formailag rendben“ gombra kell kattintani. A kérelem státusza “Formailag rendben“ státuszba vált át.

4.6 Döntés a tagfelvételről

Miután a tagszervezeti regisztrációs kérelmet a szövetségi ügyintézők “Formailag rendben“ státuszba helyezik, ezt követően a Magyar Vívó Szövetség elnöksége dönt a tagfelvételről. A döntés értelmében a kérelmet ismételten szerkesztésre kell nyitni, és az újonnan megjelenő “Döntés“ fülön keresztül adminisztrálni kell a tagfelvétel jóváhagyását, vagy esetleges elutasítását.

Határozat hozatal, döntés: A tagszervezet regisztrációjának elbírálásához a „Döntés” fülön található űrlap adminisztrációja az utolsó teendő. A „Döntés” fülön látható mezők kitöltése kötelező, csupán a határozat dokumentum feltöltése az opcionális. Miután az ügyintéző minden mezőt kitöltött, akkor az ablak alján található „Határozat kiküldése” gombra kell kattintani. A kérelem státusza “Formailag rendben“-ből a tagfelvétel döntésének értelmében “Elfogadva“ vagy “Elutasítva“státuszba vált át.

Tagszervezet létrejön: A tagszervezeti regisztrációs kérelem jóváhagyását követően a tagszervezet felvétele sikeresen megtörténik, és a superuser megkezdheti a tagszervezettel kapcsolatos adminisztrációt a rendszeren belül.

5. Superuser regisztrálásának folyamata

Egy tagszervezetnek legalább egy, de akár több superuser szerepkörű felhasználója is lehet. Az adott tagszervezethez kijelölt superuser feladata a tagszervezet adminisztrációs feladatainak ellátása az MVSZ-ERP rendszeren belül. A superuser kizárólag ahhoz a tagszervezethez kapcsolódóan végezhet adminisztrációs feladatokat, amelyhez “Elfogadott” státuszú superuser regisztrációval rendelkezik.

5.1 Superuser regisztráció indítása

A superuser regisztráció indításához előzetesen be kell jelentkezni az MVSZ-ERP rendszerbe. Bejelentkezést követően a regisztráció indításához a főoldal “Gyors funkciókon“ keresztül, vagy a “Superuser regisztrációs kérelmek“ menüponton belül az “Új superuser regisztráció“ gombra kell kattintani, melyet követően egy felugró ablak jelenik meg, melyen látható űrlap minden mezőjének kitöltése kötelező.

5.2 Superuser regisztrációs kérelem mentése, szerkesztése, beküldése

A folyamatban lévő superuser regisztrációs kérelmet még a beküldését megelőzően bármikor el lehet menteni a kérelem szerkesztői felületének alsó gomb sorában lévő “Mentés” gombra kattintva, és ennek megfelelően igény esetén újranyitva a szerkesztését folytatni lehet. A mentésnek alapvető feltétele, hogy a superuser 4T azonosítása sikeresen végbemenjen a mentés előtt. Mentést követően a kérelem a “Kezdőlapon“ és a “Superuser regisztrációs kérelmek“ menüponton belül is megjelenik, ahol “Műveletek“ oszlopban található “ceruza“ ikonra () kattintva a kérelem szerkesztése tovább folytatható.

A superuser regisztrációs kérelem egy “Kérelem“ fülből áll, melyen a kérelem beküldését megelőzően minden mező kitöltése kötelező. A superuser regisztrációs kérelem felülete szinte teljesen azonos a tagszervezeti regisztrációs kérelem “Superuser“ fülével, csupán annyi különbség van köztük, hogy a superuser regisztrációs kérelem egyetlen űrlapján belül meg kell határozni a tagszervezetet.

Amennyiben a kitöltéshez szükséges részletes útmutatóra lenne szüksége, akkor kattintson a következő linkre: https://flexinform-support.atlassian.net/wiki/spaces/FlexDoc/pages/edit-v2/321060868#4.3.5-%E2%80%9CSuperuser%E2%80%9D-f%C3%BCl

Superuser adatainak kitöltése: Első lépésben a superuser személyes adatait kell kitölteni, majd a superuser e-mail címét, melyet kétszer kell megadni az űrlapon. Amennyiben a felhasználó saját magát szeretné megjelölni superuser-nek, akkor a "Saját adatok betöltése" gombra kell kattintani.

Tagszervezet meghatározása: Következő lépésben a tagszervezetet kell meghatározni, melyhez először a tagszervezetet ki kell választani a legördülő listából. A rendszer a legördülő listában listázza a rendszerben már “Elfogadott“ tagszervezeti regisztrációval rendelkező tagszervezeteket. A tagszervezet nevét beírva a rendszer szűkíti a tagszervezeti listát. Amennyiben nem látható a listában a tagszervezet, akkor a tagszervezet még nem szerepel az MVSZ-ERP rendszerben, és tagszervezeti regisztrációra lesz szükség, melyen belül az első tagszervezeti superuser adminisztrálása is megtörténik. Amennyiben sikerült a tagszervezetet kiválasztani, akkor még meg kell adni a tagszervezet adószámát. Erre azért van szükség, mert a rendszer ellenőrzi, hogy a kiválasztott tagszervezethez megfelelő adószám lett-e megadva, és csak ebben az esetben engedi tovább a folyamatot.

Nyilatkozat letöltése és csatolása: Amennyiben a fenti 2 pont sikeresen megtörtént, akkor a superuser regisztrációs nyilatkozatot le kell tölteni, majd a superuser és a szervezet képviselőjének aláírását követően csatolni kell a kérelemhez. A nyilatkozat letöltése előtt a rendszer ellenőrzi, hogy a megjelölt superuser személyes (4T) adatai helyesen lettek-e megadva, illetve a tagszervezet és a megadott adószám egymáshoz kapcsolódik-e, és csak ezt követően történik meg a nyilatkozat kigenerálása.

Superuser regisztrációs kérelem beküldése: Miután a superuser regisztrációs űrlap kitöltése hiánytalanul megtörtént, akkor a kérelem szerkesztői felületének alsó gomb sorában lévő “Kérelem beküldése” gombra kell kattintani. Ekkor a rendszer ellenőrzi, hogy a kérelmen belül valóban minden kötelező mező kitöltése megtörtént-e, melyről hiányosság esetén visszajelez a felhasználónak, és amennyiben a rendszer az ellenőrzés során mindent rendben talált, akkor a kérelem beküldése megtörténik.

5.3 Beküldött superuser regisztrációs kérelem megnyitása, elbírálása

A kérelem beküldését követően a kérelem a “Superuser regisztrációs kérelmek” menüponton belül érhető el a kérelmet kezdeményező felhasználó, és a szövetségi ügyintézők részére. A kérelem státusza “Létrehozva“-ból “Beküldve“ státuszba vált át. Ebben a státuszban a kérelemhez rögzített adatokat már nem lehet szerkeszteni, hanem a kérelem a szövetségi ügyintéző elbírálására, jóváhagyásra, vagy hiánypótlásra küldésére vár.

A szövetségi ügyintéző a kérelem sorának végén található “ceruza” ikonra kattintva tudja megnyitni a kérelmet.

A kérelem elbírálása során az ügyintézőnek a feladata, hogy a kérelemhez csatolt nyilatkozatot letöltse, és ellenőrizze, hogy a superuser és a szervezet képviselőjének aláírása szerepel-e a csatolt dokumentumon, továbbá egyeznek-e a “Kérelem“ fülön látható superuser adatok a csatolt dokumentumban látható személy adataival.

Kérelemhez feltöltött nyilatkozat ellenőrzésének folyamata:

1. Csatolt nyilatkozat letöltése: A nyilatkozat letöltéséhez a csatolt dokumentum sorának végén található „Letöltés” műveleti ikonra kell kattintani.

2. Dokumentumok státuszának beállítása: A nyilatkozat letöltését követően a rendszer lehetővé teszi, hogy az ügyintéző a dokumentum státuszát beállítsa. Amennyiben valamilyen oknál fogva több dokumentum is csatolva van mellékletként, akkor is fontos, hogy minden dokumentum státuszának beállítása kötelező a következő státusz opciók egyike szerint: Nem releváns / Elutasított / Elfogadott.

3. „Elutasított” státuszú dokumentumra hiánypótlás: Amennyiben a csatolt nyilatkozatban az ügyintéző hiányosságot tapasztalt, akkor a dokumentum státuszát „Elutasított”-ra kell állítani, így lesz lehetőség a „Hiánypótlás” fülön keresztül hiánypótlásra küldeni a superuser regisztrációs kérelmet.

A kérelem elbírálásának alapfeltétele, hogy a kérelemhez csatolt nyilatkozat, és esetlegesen csatolt egyéb dokumentumok mindegyikének be legyen állítva a státusza, azaz a rendszer akár hiánypótlásra, vagy jóváhagyásra továbbítás esetén is ellenőrzi, hogy a feltöltött mellékletek státuszállítása megtörtént-e.

5.3.1 Superuser regisztrációs kérelem hiánypótlása

5.3.1.1 Kérelem hiánypótlásra küldése (ügyintéző)

Amennyiben az ügyintéző a superuser regisztrációs kérelemhez csatolt nyilatkozatot letöltötte, annak tartalmát ellenőrizte, és hiányosságot tapasztalt, akkor a “Hiánypótlás“ fülre kell kattintania.

Hiánypótlás oka röviden: Ebben a mezőben röviden le kell írni, hogy az ügyintéző milyen hiányosságot tapasztalt. Fontos, hogy a “Hiánypótlás oka röviden“ mező végén található „pipa” ikonra kattintva el kell menteni a megjegyzést.

Hiánypótló üzenet szerkesztése: Az utolsó lépés a “Hiánypótlás“ felületén belül az alapértelmezett hiánypótló üzenet áttekintése és igény esetén tartalmának módosítása, melyet minden esetben kötelezően a „pipa” ikonra kattintva menteni kell.

Végül a hiánypótlási felület kitöltését követően az alsó gomb sorban a “Hiánypótlásra küldés“ gombra kell kattintani. A kérelem státusza “Beküldve“-ből “Hiánypótlás alatt“ státuszba vált át.

5.3.1.2 Hiánypótlásban foglaltak megtekintése, kérelem korrigálása, kérelem ismételt beküldése (superuser)

A superuser regisztrációs kérelmet indító felhasználó a superuser regisztrációs kérelem hiánypótlásra küldéséről e-mailben értesül, melyet követően a kérelmet újra megnyitva, a felhasználónak lehetősége nyílik a kérelemhez a korrigált nyilatkozati dokumentumot csatolni. Hiánypótlás során a superuser regisztrációs kérelemben más módosítási lehetősége nincsen a felhasználónak.

“Kiküldött hiánypótlások” fül: A superuser regisztrációs kérelem szerkesztői felületén megjelenik egy új “Kiküldött hiánypótlások“ fül. Ezen a felületen látható a hiánypótlás indoklása. Amennyiben a kérelem több alkalommal is érintett hiánypótlásban, akkor a bal oldali sávban lehet váltani a hiánypótlások között. A „Kiküldött hiánypótlások” fülön belül a felhasználónak nincsen teendője, a fül csak tájékoztatási célt szolgál.

Hiánypótlás beküldése a szövetségi ügyintéző részére: Amennyiben a hiánypótlásban leírtaknak a felhasználó eleget tett, akkor az ablak alján található „Kérelem beküldése” gombra kell kattintani. A kérelem státusza “Hiánypótlás alatt“-ból “Hiánypótlás beküldve“ státuszba vált át.

5.3.1.3 Beküldött hiánypótlás ellenőrzése (ügyintéző)

A superuser regisztrációs kérelem során a hiánypótlási kérésnek eleget téve a felhasználó újabb dokumentumot kellett, hogy csatoljon. A szövetségi ügyintézőnek a feladata ezen dokumentum, nyilatkozat letöltése, és tartalmának ellenőrzése, majd a dokumentum státuszának beállítása.

Amennyiben továbbra is hiányosságot tapasztal az ügyintéző a kérelemmel kapcsolatosan, akkor lehetősége van újabb hiánypótlás kérést küldeni a felhasználó részére a már előzőleg ismertetett módon a “Hiánypótlás“ fülön keresztül. Ellenkező esetben a kérelem jóváhagyása a feladat.

5.3.2 Superuser regisztrációs kérelem jóváhagyása

Amennyiben a szövetségi ügyintéző a superuser regisztrációs kérelemhez csatolt nyilatkozatot rendben találja, és legalább 1 db dokumentum státuszát “Elfogadott“-ra állította, akkor a kérelem alsó gomb sorában a “Jóváhagyás“ gombra kell kattintani.

A superuser regisztrációs kérelem jóváhagyását követően a superuser elkezdheti a tagszervezeti adminisztrációt.

6. Tagszervezeti adatok szerkesztése

A tagszervezet regisztrációját követően a szervezethez hozzárendelt superuser látja el az adott tagszervezet adminisztratív feladatait a rendszerben. A superuser feladatai közé tartozik a tagszervezeti adatok kezelése és módosítása, így például a címadatok, pénzügyek, kapcsolattartók, dokumentumok, vagy más releváns információk frissítése. Fontos, hogy a tagszervezeti adatok módosítása automatikusan érvénybe lép, ehhez nincs szükség a szövetségi ügyintéző jóváhagyására. A superuser tehát önállóan végezheti ezeket a feladatokat, biztosítva, hogy a szervezet információi mindig naprakészek legyenek a rendszerben. A tagszervezeti adminisztrációs jogkör, szervezeti adatok aktualizálása alapvetően a superuser feladatköre, de a jogosultságkezelés lehetőséget ad rá, hogy igény esetén a szövetségi ügyintéző végezze el az adminisztrációs feladatot.

A tagszervezeti adatok szerkesztéséhez a felhasználónak először a "Tagszervezetek" menüpontba kell belépnie. Itt a tagszervezetek közül ki kell választani azt, amelyet adminisztrálni szeretne. Azon tagszervezetek mellett, ahol a felhasználó superuser jogosultsággal rendelkezik, a műveletek oszlopban egy "ceruza" ikon jelenik meg. A "ceruza" ikonra kattintva egy felugró ablakban lehet elvégezni a szükséges adatmódosításokat.