MVSZ - Szövetségi Költségvetés-tervező, Monitoring- és Számlaadminisztrációs Rendszer
- 1 1. Bevezetés
- 2 2. Partnerek
- 3 3. Szerződések
- 4 4. Számla adminisztráció
- 4.1 4.1 Számlák iktatása
- 4.2 4.2 Számla szerelvényezésének folyamata
- 4.2.1 4.2.1 “Számlák” menüpont
- 4.2.2 4.2.2 Számla adatok pontosítása
- 4.2.3 4.2.3 Szerelvényezésért felelős személy kiválasztása
- 4.2.4 4.2.4 Dokumentumok generálása a szerelvényezéshez
- 4.2.5 4.2.5 Szerelvényezés beküldése ellenőrzésre
- 4.2.6 4.2.6 Szerelvényezés ellenőrzése (jóváhagyása, hiánypótlásra küldése)
- 4.2.7 4.2.7 Hiánypótlás kezelése a szerelvényezést végző felhasználó részéről
- 4.2.8 4.2.8 Szerelvényezés elfogadása
- 4.3 4.3 Utalásos, Készpénzes, Valuta, Személyi jellegű számlák kezelése
- 4.4 4.4 Számlák importálását kezelő felület
- 5 5. Áttekintő táblázatok
- 6 6. Kategóriák kezelése
- 7 7. Exportok
1. Bevezetés
1.1 Cél és célközönség
A jelen felhasználói kézikönyv célja, hogy részletes útmutatást nyújtson a Szövetségi Költségvetés-tervező, Monitoring- és Számlaadminisztrációs Rendszer használatához. A dokumentáció elsősorban azon felhasználók számára készült, akik a rendszer működtetésében, adatbevitelében, adminisztrációs és pénzügyi folyamataiban aktívan részt vesznek, így különösen a sportszövetség adminisztrációs, pénzügyi és gazdasági munkatársai, valamint a szerelvényezési feladatokat ellátó személyek számára.
1.2 Rendszer célja
A rendszer célja, hogy a sportszövetség számára egységes, átlátható és automatizált felületet biztosítson az éves költségvetés tervezéséhez, a tényleges költségek nyomon követéséhez, valamint a kapcsolódó számlák és szerződések strukturált adminisztrációjához. A rendszer a NAV Online Számla rendszerrel való integrációval, automatizált folyamatokkal és dokumentumkezelési funkciókkal támogatja a hatékony és pontos pénzügyi elszámolást, mely a minisztériumi előírások által elvárt tájékoztatási kötelezettséget is támogatja.
1.3 Felhasználói szerepkörök
A rendszer többféle felhasználói szerepkört különböztet meg, amelyek célja, hogy a hozzáférések és jogosultságok a felhasználók feladatköréhez igazodjanak. A főbb szerepkörök közé tartozik az admin, view admin, bizonylat admin, szerződés admin, valamint a szerelvényező.
A rendszer kialakítása lehetővé teszi, hogy a jogosultságokat finoman szabályozva, szerepkörönként testreszabhatóan lehessen kiosztani, így biztosítva, hogy minden felhasználó kizárólag a feladatköréhez szükséges funkciókhoz férjen hozzá. Ez a megközelítés nemcsak az adatbiztonságot növeli, hanem elősegíti az átlátható és hatékony munkavégzést is.
2. Partnerek
A partnerek adminisztrációs tevékenységével kapcsolatos “Partnerek” menüpontot és azokban található almenüket magasabb jogosultságszintű felhasználók érik el csak, akiknek a partnerek adminisztrálása engedélyezett a rendszerben.
2.1 Partnerek listája
A rendszer a “Partnerek listája“ menüponton belül listázza a rendszerben rögzített összes céges partnert, míg a “Személy Partnerek listája“ menüponton belül kerülnek listázásra a magánszemélyek. A későbbiek során az itt rögzített partnerekhez lehet szerződéseket rögzíteni, illetve egyéb adminisztrációs tevékenységet elvégezni, exportot készíteni.
2.2 Új partner rögzítése
Céges (adószámmal rendelkező) partnereket a “Partnerek listája“, míg magánszemélyeket a “Személy Partnerek listája“ menüponton belül kell rögzíteni. A céges partner rögzítése esetében az “Adószám“, “Cégjegyzékszám“, “Cég státusz“ mezők kitöltése is kötelező a személyi partnerekkel szemben.
Új partner rögzítése manuálisan: Annak megfelelően, hogy céges vagy magánszemély jellegű partnert szeretnénk a rendszerben rögzíteni, a megfelelő menüponton belül bal felül az “Új” 
Új partner rögzítése OPTEN-en keresztül: A rendszer lehetőséget biztosít arra is, hogy céges partnerek ne manuálisan, hanem az OPTEN adatbázisán keresztül kerüljenek rögzítésre, mely lényegesen gyorsabb és kényelmesebb megoldást kínál az adatrögzítésre.
Ehhez a “Partnerek“ menüponton belül a “Partnerek lekérdezése OPTEN-ből“ almenüpontot kell megnyitni, ahol az adószám mező kitöltését követően a “Lekérdezés“ 
2.3 Partner adatainak szerkesztése, partner törlése
A partnerek listájában egy adott partner sorára rákattintva a rendszer kék háttérrel jelzi a partner sikeres kijelölését. Ennek hatására a partnerlista felett található gombsorban aktiválódik a „Szerkesztés” és a „Törlés” gomb.
A felhasználónak ilyenkor lehetősége van a partner adatainak szerkesztésére, illetve igény esetén a partner teljes törlésére. Fontos, hogy törlés esetén a rendszer ellenőrzi, kapcsolódik-e a partnerhez bármilyen egyéb objektum (pl. szerződés), mivel ebben az esetben a törlés nem engedélyezett.
2.4 Partnerek listájának exportálása
A rendszer lehetőséget biztosít arra, hogy igény esetén a felhasználó a partnerek listáját CSV, XLS vagy PDF formátumban exportálja. Ehhez az adott menüponton belül, a bal felső sarokban található gombsorban a „CSV”, „Excel” vagy „PDF” gomb valamelyikére kell kattintani. Ennek hatására a rendszer a megadott formátumban kigenerálja a kívánt partnerlistát.
3. Szerződések
A „Szerződések” menüpontot és annak teljes tartalmát alapértelmezetten azok a felhasználók érhetik el, akik a szerződések adminisztrálásáért felelnek. Ugyanakkor a szerződések rögzítésekor a „Szerelvényezők” oszlopban megadhatók azok a személyek is, akik a számlák szerelvényezéséért felelnek, és számukra az adott szerződések hasznos információkat tartalmazhatnak a feladatuk végzése során, így értelemszerűen számukra a “Szerződések“ menüpont korlátozott tartalommal, a kijelölt szerződésekkel együtt elérhető.
3.1 Szerződések listája
A „Szerződések” menüpontban a rendszer megjeleníti az összes rögzített szerződést. A felhasználó az egyes oszlopok alatt található mezők kitöltésével szűrhet a szerződések között, majd a műveletek oszlopban lévő „nagyító” 
3.2 Új szerződés hozzáadása
„A „Szerződések” menüponton belül bal alul található „Új sor hozzáadása” 
A szerződések rögzítéséért felelős személynek a szerződéssel kapcsolatban az alábbi mezőket kell meghatároznia:
Szerződés típusa: egy opció meghatározása kötelező.
Munkaszerződések, megbízási szerződések
Állami támogatási és adományozási szerződések
Gazdasági társaságok, egyéni vállalkozók szerződései
Egyéb szerződések
Partner: Itt két legördülő lista látható, melyek segítségével kiválasztható a szerződéshez kapcsolódó partner. Egy szerződésnél csak az egyik legördülőben kell partnert választani.
A felső legördülő listában a rendszerben rögzített céges partnerek szerepelnek.
Az alsó legördülő listában a rendszerben rögzített magánszemély partnerek találhatóak.
Szerelvényezők: A legördülő listában a rendszerben rögzített, szerelvényező szerepkörű felhasználók jelennek meg. Egy szerződéshez akár több szerelvényező is hozzárendelhető. Az itt megadott személyek mindegyike hozzáfér az adott szerződéshez és a kapcsolódó információkhoz.
Szerződés tárgya: Ebben a mezőben röviden meg kell határozni a szerződés tárgyát.
Szerződés kezdete / vége: Itt kell megadni a szerződés kezdő- és záró dátumát.
Nettó / Áfa / Bruttó: Ezen mezők kitöltése szükséges a szerződés nettó és bruttó értékének meghatározásához.
3.3 Szerződéssel kapcsolatos műveletek
3.3.1 Szerződéshez hozzáférés biztosítása, szerelvényező beállítása
A szerződés rögzítését követően az egyik legfontosabb feladat, hogy az admin felhasználó hozzáférést biztosítson a szerződéshez azoknak a személyeknek (szerelvényezőknek), akiknek szükségük lehet annak elérésére.
Ezt a beállítást a „Szerződések” menüpont „Szerelvényezők” oszlopában lehet elvégezni, ahol akár több személy is megjelölhető. A mentést követően a kiválasztott felhasználók számára a szerződés már elérhető lesz a saját felületükön.
3.3.2 Iktatószám generálása a szerződéshez, iktatószám visszavonása
A szerződéshez iktatószám generálható, amelynek jelenlegi formátuma: „SZ/aktuális_év/azonosító”. Például: „SZ/2025/9”, vagyis a 2025-ös év 9. iktatott szerződése. Az iktatószám generáláshoz a műveletek között található “Iktatószám generálása“ 
A rendszer az azonosítót folyamatos sorszámozással osztja ki a soron következő iktatott szerződéshez. Az iktatószám mező manuálisan nem szerkeszthető, a mező értéke kizárólag a rendszer által, a generálás során kerül beállításra.
Szükség esetén a szerződéshez kiosztott iktatószám visszavonható, ilyenkor az “Iktatószám visszavonása“ 
3.3.3 Megjegyzések hozzáfűzése a szerződéshez
Az adott szerződés sorában, a „Megjegyzés” 
A felhasználó a megjegyzésekhez dokumentumokat is feltölthet, illetve letölthet.
A szerződéshez létrehozott megjegyzések és kapcsolódó dokumentumok minden olyan felhasználó számára elérhetők, akik jogosultsággal rendelkeznek a szerződés megtekintésére.
3.3.4 Dokumentumok feltöltése/letöltése
Az adott szerződés sorában, a „Dokumentumok feltöltése” 
3.3.5 Szerződés törlése
Az adott szerződés sorában, a „Szerződés törlése” 
4. Számla adminisztráció
A költségvetési elszámolás alapját a rendszerbe feltöltött számlák képezik. A feldolgozás első lépéseként minden számlához rögzíteni kell a legfontosabb adminisztratív adatokat, fel kell tölteni a szükséges dokumentumokat, el kell végezni az iktatást, és elő kell készíteni számlát a szerelvényezési feladathoz, amit majd a számla költségkategóriába történő besorolása követ. Ez a folyamat biztosítja a későbbi pénzügyi riportok és elemzések alapját.
4.1 Számlák iktatása
4.1.1 Számlák listája
A rendszerbe rögzített számlák elsőként a „Számlák iktatása” menüpontban jelennek meg. A belföldi készpénzes és utalásos számlák manuálisan is rögzíthetők, illetve a NAV Online Számla rendszerén keresztül automatikusan is betölthetők a rendszerbe.
Ezekkel a számlatípusokkal kapcsolatos elsődleges adminisztrációs lépések, mint az adatok rögzítése és az iktatás, szintén ebből a menüpontból indul.
4.1.2 Számla iktatásának lépései, menete
Az alábbiakban lépésekbe szedve, rövid leírásban látható, hogy a rendszerben egy számlával kapcsolatosan milyen teendők vannak a “Számlák iktatása“ menüponton belül, mire az adott számla továbbításra kerül az adminisztrációs folyamaton belül:
1.lépés: Számla rögzítése: készpénzes, utalásos számla rögzítése manuálisan, vagy a számla automatikus betöltése a NAV Online Számla rendszerén keresztül.
2.lépés: Számla adatok kitöltése: fontosabb számla adatok meghatározása.
3.lépés: Iktatószám meghatározása: készpénzes számla esetén manuálisan, míg utalásos számla esetén iktatószám generálása funkción keresztül.
4.lépés: Szerelvényezés:
Készpénzes számla esetén csak itt végezhető el.
Utalásos számla esetén a számlakép feltöltése kötelező, további szerelvényezési feladatok a későbbiek során is elvégezhetőek a rendszerben.
5. lépés: Számla továbbítása: a számla további feldolgozásra történő továbbítása.
4.1.3 Számlák lekérdezése a NAV Online Számla Rendszeren keresztül
Az Elszámoló Rendszer és a NAV Online Számla Rendszer közötti interface biztosítja a két rendszer közötti kommunikációt, amelynek segítségével a belföldi készpénzes és utalásos számlák automatikusan betöltésre kerülnek a rendszerbe.
A számlák betöltése két ütemezés szerint történik:
Folyamatos betöltés: minden 30 percben automatikusan betöltésre kerülnek azok a számlák, amelyeket az elmúlt félórában rögzítettek a NAV Online Számla Rendszerében.
Hajnali időzített ellenőrzés: minden nap hajnalban egy egyszeri, visszamenőleges betöltés fut le, amely célja, hogy pótolja azokat a számlákat, amelyek valamilyen technikai okból korábban nem kerültek be a rendszerbe.
A félóránkénti szinkronizáció biztosítja a számlák naprakész megjelenését, így a pénzügyi osztály a napi munkafolyamatokat folyamatosan tudja végezni. A hajnali ellenőrzés pedig gondoskodik arról, hogy a késedelmesen, valamilyen oknál fogva akár napokkal később, a NAV rendszerébe felkerült számlák se maradjanak ki az elszámolásból.
4.1.4 Számla feltöltése manuálisan
Amennyiben a felhasználó egy számlát manuálisan szeretne rögzíteni, akkor a “Számlák iktatása“ menüponton belül bal alul található „Új sor hozzáadása”
A kézzel rögzített számlák esetén értelemszerűen első lépésben a számla listában látható oszlopokban megjelenített számla adatokat kell beállítani:
Űrlap típus: Utalás / Készpénzes / Valuta / Személyi
Forrás: Manuális / Import / NAV
Iktatás státusza: maradjon alapértelmezetten megjelölt “Iktatandó“ opció
Számla sorszáma
Számla kiállítás dátuma
Számla teljesítés dátuma
Szállító
Termék / szolgáltatás megnevezése
Számla nettó összege / Áfa / Számla bruttó összege
Manuális számlarögzítésre elsősorban külföldi számlák esetén lehet szükség, illetve akkor, ha a felhasználó a NAV Online Számla Rendszeréből történő szinkronizálás ellenére sem találja a keresett számlát, még napokkal annak kiállítása után sem.
Manuálisan rögzített számlák pozíciója a listában
Fontos, hogy a manuálisan rögzített számlákat a rendszer alapértelmezetten a számlalista végére sorolja, és ilyenkor a rendszer automatikusan az utolsó oldalra ugrik. Ez különösen akkor lehet releváns, ha a felhasználó korábban nem az utolsó oldalon dolgozott, és a rögzítést követően vissza szeretne térni az előző pozíciójához, ilyen esetben a megfelelő lapozásra figyelni szükséges.
4.1.5 Számlákkal kapcsolatos műveletek
4.1.5.1 Számla adatok szerkesztése
A rendszer lehetőséget biztosít a számlákhoz kapcsolódó adatok szerkesztésére. Ez különösen hasznos a NAV betöltésből származó számlák esetében, ahol előfordulhatnak hiányzó vagy pontatlan adatok. Ilyen lehet például a „Termék / szolgáltatás megnevezése” mező, amelyet ezen funkciónak köszönhetően a felhasználó manuálisan kiegészíthet vagy javíthat.
A szerkesztésre kétféle mód áll rendelkezésre:
A számlalistában található számla mezők közvetlenül is módosíthatók,
A műveletek oszlopban található „További adatok szerkesztése”
ikonra kattintva pedig elérhető a számla részletes adatlapja, ahol további mezők is szerkeszthetők.
Mezők automatikus mentése
A rendszerben általános működési elv, hogy bármely mező szerkesztését követően, amint a felhasználó elkattint az adott mezőről, a módosított tartalom automatikusan mentésre kerül. Nincs szükség külön mentés gombra, a rendszer a változásokat azonnal rögzíti.
4.1.5.2 Iktatószám meghatározása, generálása a számlához, iktatószám visszavonása
Utalásos számlákhoz iktatószám generálható, amelynek jelenlegi formátuma: „azonosító/aktuális_év/aktuális_nap”. Például: „246/2025/06.30”, vagyis a 2025-ös év 246. iktatott számlája, melynek iktatására 2025.06.30-án került sor. Az iktatószám generáláshoz a műveletek között található “Iktatószám generálása“
Készpénzes számlák esetén az iktatószámot a felhasználónak önállóan kell meghatároznia, ilyen esetben a “Iktatószám generálása“ ikon meg sem jelenik az adott számla műveleti lehetőségei között.
Számla “iktatása” előfeltétele a számlával kapcsolatos tovább adminisztrációnak
A „Számlák iktatása” menüpontban megjelenő utalásos és készpénzes számlák csak az iktatást követően kerülnek tovább a rendszerben. Az “iktatás” tehát előfeltétele annak, hogy a számlák költségkategóriákba sorolhatók legyenek, és a további elszámolási adminisztrációban részt vegyenek.
Szükség esetén a számlához kiosztott iktatószám visszavonható, ilyenkor az “Iktatószám visszavonása“
4.1.5.3 Számla előkészítése további adminisztrációhoz
Egy számla további feldolgozásra történő továbbításához a felhasználónak biztosítania kell, hogy a következő feltételek teljesüljenek:
Készpénzes számla esetén az iktatószám legyen meghatározva a számlához,
Utalásos számla esetén az iktatószám legyen meghatározva, és a számlakép legyen feltöltve a dokumentumok közé.
Számla továbbítása további adminisztrációhoz
Amennyiben a fenti feltételek teljesülnek egy adott számla esetén, akkor a “Számla továbbítása“ 
készpénzes számla esetén a számla a “Készpénzes számlák“ menüpontba kerül, ahol a készpénzes számlák költségkategóriákba történő besorolása elvégezhető,
utalásos számla esetén a számla a “Számlák“ menüpontba kerül, ahol az utalásos számlákra még további adminisztrációs feladatok várnak
(pl. szerelvényezés) még mielőtt a számlák költségkategóriákba történő besorolása elvégezhető lenne.
4.1.5.4 Számla szerelvényezése
Egy számla szerelvényezése során a felhasználó a számlát alátámasztó dokumentumokat kell rögzítse a rendszerben.
Az adott számla sorában, a „Szerelvényezés”
Megrendelő
Számla
Teljesítés igazolás
Egyéb dokumentumok
A készpénzes és utalásos számlák szerelvényezése a rendszeren belül más-más módon működik:
Készpénzes számla szerelvényezése: Nem kötelező. A készpénzes számla szerelvényezési feladatait a “Számlák iktatása“ menüponton belül lehet elvégezni. A készpénzes számlákhoz külön szerelvényező felhasználót nem lehet kijelölni, hanem az iktatásért felelős személyek feladata a készpénzes számlák szerelvényezése.
Utalásos számla szerelvényezése: Utalásos számlák esetén a szerelvényezés összetettebb, külön szerepkörben lévő felhasználók számára kiosztott feladat, melyet a felhasználó a számla további adminisztrációra továbbítását követően a “Számlák“ menüponton belül kell elvégezze. Fontos viszont az utalásos számlák esetén, hogy a számla továbbítás feltétele a számlakép feltöltése, tehát ezen típusú dokumentum kategóriába még a számla továbbítását megelőzően fel kell tölteni a szükséges dokumentumot.
4.1.5.5 Számla törlése
Amennyiben a felhasználó nem kíván egy számlát az elszámolásban felhasználni, lehetősége van annak törlésére. A rendszer kétféle törlési módot biztosít:
Logikai törlés (
): Ebben az esetben a számla továbbra is megjelenik a számlák listájában, azonban szürke háttérrel kerül kijelzésre, jelezve, hogy nem vesz részt a további elszámolásban.
Fizikai törlés (
): A számla véglegesen törlésre kerül a rendszerből, így még „törölt” státuszban sem lesz látható a számlák listájában. Ebben az esetben a rendszerben kezelve van, hogy a napi NAV szinkronizáció során a számla újbóli letöltése ne történjen meg.
4.2 Számla szerelvényezésének folyamata
4.2.1 “Számlák” menüpont
A „Számlák” menüpont azon utalásos számlákat tartalmazza, melyek a „Számlák iktatása” menüpontból, az iktatást követően kerültek továbbításra a rendszerben.
Ebben a menüpontban a legfontosabb adminisztrációs feladat:
számla adatok további pontosítása,
szerelvényezést végző személy kijelölése,
szerelvényezési folyamat ellenőrzése, hiánypótoltatása, jóváhagyása,
számla továbbítása a költségkategóriákba történő besoroláshoz.
A „Számlák” menüponton belül elérhető adminisztrációs feladatokat a számlák kezeléséért felelős, bizonylatadmin szerepkörrel rendelkező felhasználók végzik el.
4.2.2 Számla adatok pontosítása
A „Számlák” menüpontban elérhető számlák esetében az elsődleges feladat a számlaadatok pontosítása és a hiányzó mezők kitöltése. Ezt a lépést célszerű minél hamarabb elvégezni, annak érdekében, hogy a szerelvényezési folyamat során, illetve a további adminisztrációs szakaszokban a számlával dolgozó más szerepkörökben érintett felhasználók (pl.: szerelvényező) már a teljes és pontos adatokkal tudjanak dolgozni.
A számlaadatok szerkesztésének módját a jelen dokumentum 3.1.5.1 pontja részletezi.
4.2.3 Szerelvényezésért felelős személy kiválasztása
A számlaadatok ellenőrzését követően ki kell jelölni a számlához tartozó szerelvényezésért felelős személyt. Ezt a számla sorában található második oszlopon belül, a felülről számított második legördülő mező segítségével lehet megtenni, ahol a rendszer a választható felhasználók listáját jeleníti meg. Innen kell kiválasztani a megfelelő szerelvényezőt.
Szerelvényező értesítése: Ezen a ponton a felhasználónak lehetősége van a számlát további adminisztrációra továbbítani, ahol a kijelölt felhasználó a számla költségkategóriába történő besorolását végzi el. A számla továbbításával párhuzamosan a rendszer automatikusan e-mail értesítést küld a kijelölt szerelvényező részére. Ettől kezdve a számla megjelenik a szerelvényezésért felelős felhasználó saját felületén, azaz elérhetővé válik számára a szükséges szerelvényezési műveletekhez.
A számla továbbítását követően a kapcsolódó feladatok párhuzamosan is végezhetők, így a szerelvényezés és a költségkategóriába történő besorolás egyszerre elindítható, lehetővé téve, hogy több felhasználó dolgozzon az adott számlán egyidejűleg.
4.2.4 Dokumentumok generálása a szerelvényezéshez
A rendszer támogatja a „Teljesítés igazolás” és „Megrendelő” típusú dokumentumok kigenerálását a már rendszerben előre rögzített számla adatok alapján. A funkció célja, hogy felgyorsítsa és egyszerűsítse a szerelvényezési dokumentumok előállítását, ezáltal csökkentve a manuális dokumentumkészítéshez kapcsolódó adminisztrációs terheket.
A dokumentumgenerálás során a rendszer automatikusan kitölti az előre meghatározott sablonokat a számla legfontosabb adataival, például:
a partner neve, címe, adószáma,
a számla sorszáma,
a teljesítés dátuma,
a termék vagy szolgáltatás megnevezése,
az áru / szolgáltatás díja.
A generált dokumentum letölthető, kinyomtatható, és a szükséges aláírásokkal történő ellátást követően elektronikusan újra feltölthető a rendszerbe, a szerelvényezéshez tartozó dokumentumtípusnak megfelelő kategóriába (pl. „Megrendelő”, „Teljesítés igazolás”). Ez a funkció jelentősen hozzájárul a szerelvényezési folyamat gyorsabb és strukturáltabb lebonyolításához.
Az adott számla sorában található „Szerelvényezés” 
4.2.5 Szerelvényezés beküldése ellenőrzésre
Az adott számla sorában található „Szerelvényezés”
A beküldés előtt a rendszer automatikusan validálja, hogy az alábbi három dokumentumkategóriába legalább egy-egy dokumentum feltöltése megtörtént-e:
Megrendelő
Számla
Teljesítés igazolás
Amennyiben bármelyik kategóriából hiányzik feltöltött dokumentum, a rendszer figyelmezteti a felhasználót, és nem engedi a szerelvényezés beküldését, amíg a hiányok pótlásra nem kerülnek.
Az „Egyéb dokumentumok” kategóriába történő dokumentum feltöltés opcionális, nem előfeltétele a szerelvényezés beküldésének, azonban lehetőséget biztosít kiegészítő dokumentumok csatolására.
Amennyiben a felhasználó minden szükséges feltételt teljesített, akkor az „Ellenőrzésre beküldés” 
A rendszer a számlák listájában vizuálisan is jelzi, ha egy számla szerelvényezése ellenőrzésre lett beküldve. Az érintett sor lila háttérszínt kap, valamint a szerelvényezés státusza automatikusan „Ellenőrzésre beküldve” értékre módosul. Ez segíti a felhasználókat a státusz gyors beazonosításában és a folyamat nyomon követésében.
4.2.6 Szerelvényezés ellenőrzése (jóváhagyása, hiánypótlásra küldése)
A beküldött szerelvényezési feladatot a rendszerben az ellenőrzésre jogosult felhasználók vizsgálják meg. A szerelvényezéshez feltöltött dokumentumokat a „Szerelvényezés” 
Az ellenőrzést végző felhasználó döntést hoz:
jóváhagyja a szerelvényezést, ha minden szükséges dokumentum megfelelően rögzítésre került,
vagy hiánypótlásra visszaküldi a szerelvényezést, amennyiben hibás, hiányos, vagy nem megfelelő tartalmú dokumentumot talál.
Hiánypótlás kezdeményezése: Amennyiben az ellenőrzésre jogosult felhasználó a szerelvényezést hiányosnak találja, akkor lehetősége van azt hiánypótlásra visszaküldeni. Ehhez a számlák listájában, a műveletek oszlopban található „Hiánypótlás” 
Hiánypótlásra küldés esetén a rendszer automatikusan e-mailben értesíti a szerelvényezésért felelős felhasználót, aki ez alapján elvégezheti a szükséges módosításokat, kiegészítéseket.
A rendszer a számlák listájában vizuálisan is jelzi, ha egy számla szerelvényezése hiánypótlásra vissza lett küldve. Az érintett sor narancssárga háttérszínt kap, valamint a szerelvényezés státusza automatikusan „Hiánypótlás” értékre módosul.
4.2.7 Hiánypótlás kezelése a szerelvényezést végző felhasználó részéről
Miután a felhasználó e-mailben értesítést kap arról, hogy a szerelvényezést hiánypótlásra visszaküldték, a „Számlák” menüpontban tud tájékozódni a részletekről. A számlák listájában az érintett számla sorában található „Hiánypótlás”
A hiánypótlás teljesítése során a felhasználónak minden egyes megjegyzésnél, annak sorában található „Megjelölés megoldottként” 
Miután minden megjegyzés „megoldottnak” lett megjelölve, a rendszer automatikusan aktiválja a „Hiánypótlás beküldése” 
Az érintett számla esetén a szerelvényezés státusza automatikusan „Hiánypótlás kész” értékre módosul. A rendszer ezután automatikusan e-mailben értesíti az ellenőrzésért felelős felhasználókat, akik újra megvizsgálják a feltöltött dokumentumokat és a hiánypótlás során elvégzett módosításokat. Az ismételt ellenőrzést követően újabb döntés születik, azaz a szerelvényezés jóváhagyásra kerül, vagy további hiánypótlás válik szükségessé.
4.2.8 Szerelvényezés elfogadása
Amennyiben az ellenőrzést végző felhasználó a szerelvényezéshez benyújtott összes dokumentumot megfelelőnek találja, és a szerelvényezés teljes körűen megfelel az elvárásoknak, a folyamat az alábbi módokon zárható le:
a „Szerelvényezés” ablakban a „Szerelvényezés elfogadása”
ikonra kattintva,
vagy a „Hiánypótlás” ablakban a „Szerelvényezés elfogadása”
gomb használatával.
A jóváhagyást követően a szerelvényezés státusza „Szerelvényezés OK” értékre frissül, és a számla készen áll a számla továbbítására a költségkategóriákba történő besoroláshoz.
4.3 Utalásos, Készpénzes, Valuta, Személyi jellegű számlák kezelése
4.3.1 Számlák besorolása támogatás, költség és számviteli kategóriákba
A számlák adminisztrációjának utolsó lépése azok besorolása támogatási, költség és számviteli kategóriákba. Ezt a műveletet a „Számla adminisztráció” menüponton belül elérhető alábbi menüpontokban listázott számlákon kell elvégezni:
„Személyi jellegű számlák”
„Utalásos számlák”
„Készpénzes számlák”
„Valuta számlák”
A számlák ezen menüpontokba a következő logika szerint kerülnek be:
„Készpénzes számlák”: automatikusan, az iktatást követően a „Számlák iktatása” menüpontból.
„Utalásos számlák”: automatikusan, az iktatást és szerelvényezést követően a „Számlák” menüpontból.
„Személyi jellegű számlák”: manuális rögzítéssel közvetlenül a menüponton belül, vagy számla importálás funkció keresztül
„Valuta számlák”: manuális rögzítéssel közvetlenül a menüponton belül, vagy számla importálás funkció keresztül
A számlák kategóriákba történő besorolását minden esetben az adott menüpont táblázatának utolsó 2–3 oszlopában kell elvégezni, a megfelelő kategóriák kiválasztásával a legördülő mezők segítségével.
4.3.2 Alszámlák kezelése
A rendszer lehetőséget biztosít alszámlák létrehozására, amennyiben egy adott számlán belül több, eltérő tartalmú tétel található, és azokat különböző támogatási, költség vagy számviteli kategóriákba kellhet besorolni. Ilyen esetekben a számla összesítő adatait kell feltölteni a rendszerbe, majd alszámlák beszúrásával az egyes tételeket külön soronként rögzítve, a tételek külön kategorizálhatók.
4.3.2.1 Alszámla hozzáadása
Alszámla hozzáadására a főszámla sorának végén található “Alszámla hozzáadása“ 
További jellemzők:
Egy főszámlához több alszámla is rögzíthető.
Az újonnan létrehozott alszámla mindig az alszámlák listájának legalján jelenik meg.
Alszámlák bármikor hozzáadhatók, akár a számla rögzítésétől számított hónapokkal később is.
Amennyiben egy számlához alszámlák kerülnek létrehozásra, a főszámla közvetlen kategóriabesorolása már nem érvényes, azaz azt a rendszer már figyelmen kívül hagyja, mivel azt a részletezett alszámlák váltják fel.
4.3.2.2 Alszámlák megjelenítése és elrejtése
Alszámlák alapértelmezetten rejtett állapotban jelennek meg a könnyebb áttekinthetőség érdekében. Ha egy főszámlához alszámlák tartoznak, a sor végén megjelenik egy “Alszámlák megtekintése“ 
az oldal frissítését (F5),
ki- és bejelentkezést,
másik menüpontra történő navigálást,
lapozást a számlalistában.
4.3.2.3 Alszámlák adatainak módosítása
Az alszámlák adatai ugyanúgy szerkeszthetők, mint a főszámláké. A megfelelő mezőre kattintva a módosítás azonnal elvégezhető, és a rendszer a szerkesztést követően automatikusan elmenti a változásokat.
4.3.2.4 Alszámla törlése
Egy alszámla törlését az adott számla sorának végén található „Törlés” 
4.3.3 Egyéb számla műveletek, információk
Számla adatainak módosítása: A számlák adatai a „Személyi jellegű számlák”, „Utalásos számlák”, „Készpénzes számlák” és „Valuta számlák” menüpontokon belül is a megszokott módon szerkeszthetők. A rendszer az adatmódosításokat automatikusan menti, amint a felhasználó elkattint a szerkesztett mezőről.
Fontos megjegyezni, hogy ezen menüpontokon belül elvégzett számla adatmódosítások kizárólag az adott menüpontban érvényesek, és nem szinkronizálódnak vissza a „Számlák iktatása” vagy a „Számlák” menüpontokban megjelenő számlapéldányokra.
Költségtervből való kivonás: Amennyiben egy továbbított számlát el kell távolítani a költségtervből, ez a „Költségtervből kivonás” 
4.3.4 Számlasorok színjelölése
A rendszer a számlák sorait vizuálisan is jelöli, a támogatás, költség és számviteli kategóriák kitöltöttsége alapján. A különböző színek segítik a felhasználót abban, hogy gyorsan átlássa, mely számlák besorolása van már folyamatban, és melyek szorulnak még kiegészítésre.
A színjelölések jelentése a következő:
🟩 Zöld: ha mindhárom kategóriában a legördülők kiválasztásra kerültek (költségkategóriában legalább a legelső szint).
🟨 Narancssárga: ha a támogatás kategória ki van választva, vagy a főszámla jelölése, ha alszámlák tartoznak alá.
⚪ Fehér: a fenti feltételek egyike sem teljesül.
🟫 Barna: alszámlák esetében az alszámla sorai kapják ezt a színjelölést, függetlenül a kategóriák állapotától.
🟢 Világoszöld: alszámlák esetén mindhárom kategóriában a legördülők kiválasztásra kerültek.
Ez a színkódolás vizuális visszajelzést ad a számlák kategorizálási státuszáról, támogatva a gyors és hatékony adminisztrációt.
4.4 Számlák importálását kezelő felület
A felületen elérhető importáló modul lehetővé teszi a felhasználó számára, hogy nagyobb mennyiségű számlaadatot töltsön be a rendszerbe Excel fájl (xls, xlsx) segítségével. Ez a funkció különösen hasznos abban az esetben, ha a számlák korábban már egy másik rendszerben (pl. könyvelő, bérszámfejtő szoftverben) rögzítésre kerültek, és az adatok átemelése szükséges az elszámoló rendszerbe.
Az importált adatok a továbbiakban a rendszerben elérhető számlákhoz hasonlóan adminisztrálhatók és feldolgozhatók.
Importálás menete
1.lépés: Számlatípus kiválasztása és fájl feltöltése
Az importálás megkezdése előtt a felhasználónak kötelező megadnia:
az importálandó számlák típusát (pl. utalásos, készpénzes, valuta stb.)
a feltöltendő Excel fájlt
Amennyiben bármelyik hiányzik, a rendszer hibaüzenetet jelenít meg.
2.lépés: Előnézet funkció
A „Előnézet” gombra kattintva a rendszer betölti:
az importfájl első hat sorát, valamint
a rendszer által elvárt oszlopstruktúrát
Ez lehetővé teszi, hogy a felhasználó ellenőrizze:
az oszlopok sorrendjét
az oszlopok elnevezésének egyezőségét
A hibás oszlopokat a rendszer piros színnel jelöli. Fontos: az ellenőrzés szigorúan a fejléc pontos egyezését vizsgálja.
Például ha a rendszer „Szerződések, megrendelők, egyéb dokumentumok sorszáma” fejlécet vár, de az Excel fájlban csak „Egyéb megnevezés” szerepel, akkor ugyan a mező logikailag helyes lehet, a rendszer mégis hibaként jeleníti meg.
Az előnézetben: