TAO EKR felhasználói kézikönyv 1. rész

A TAO EKR kézikönyv előző része a következő linkre kattintva érhető el:https://flexinform-support.atlassian.net/wiki/x/04BFIQ

Elszámolás

Összegzés, kontextus

A sportszervezeteknek egy adott támogatási időszak végét követően elszámolást kell beadniuk az adott támogatási időszakban pénzügyileg teljesült támogatások felhasználásáról. Egy támogatási időszak 07. 01-jén indul és következő év 06. 30-ig tart. Az elszámolás során a sportszervezeti ügyintézőknek az egyes jogcímeken jóváhagyott támogatási összegekről és a sportfejlesztési programban szereplő tételekről (sor hozzáadásos táblázatba felvitt és fix mezős tételekről) és a támogatási igazolásokhoz kapcsolódó kiegészítő támogatásokról tételesen kell a tétel megvalósításához kapcsolódó gazdasági eseményről bizonylat adatokat rögzíteniük a felületen és a gazdasági esemény megvalósulását bizonyító alátámasztó dokumentumokat bizonylat szinten feltölteniük az elszámoláshoz kapcsolódó szervezeti dokumentumtárba (mellékletkezelő) és az elszámolásba az egyes jogcímekre rögzített bizonylattípusok szerint generált dokumentum mátrix alapján a feltöltött fájlokat hozzárendelni az alátámasztó dokumentum kategóriákhoz.

Ez azt jelenti, hogy az elszámolások során 4 típusú bizonylat adatainak kitöltésén keresztül tudják a sportszervezeti ügyintézők a pénzügyileg teljesült támogatásukat lefedni költségekkel, amelyek más-más adattartalmat feltételeznek:

• bér- és bérjellegű kifizetések: bérjegyzékek alapján

• dologi jellegű kifizetések: számlák adatai alapján

• kiküldetések: kiküldetési rendelvények adatai alapján

• technikai: fel nem használt támogatásokhoz kapcsolódó adatok alapján

A bizonylat adatok rögzítésével a sportfejlesztési programban szereplő egyes tételekhez rögzített bizonylatok alapján az adott jogcím és tétel típusa szerint különböző, gazdasági eseményt alátámasztó, szkennelt, záradékkal ellátott dokumentumokat is csatolniuk kell a sportszervezeti ügyintézőknek a TAO EKR rendszerbe a szervezeti dokumentumtárba (mellékletkezelő), pl. bérjegyzékek, bankszámla kivonatok, számlák, teljesítési igazolások, megrendelők szerződések stb.

Attól függően, hogy egy adott támogatási időszakban a sportszervezet le tudta-e hívni az összes jóváhagyott támogatását és/vagy el tudta-e költeni az összes pénzügyileg teljesült támogatását, támogatási időszakok végén egy újabb időszakra vonatkozó hosszabbítást adhat be az elszámolás beküldését követő 5 munkanapon belül. Jelenlegi jogszabályi környezet alapján működési jogcímek esetén 1x lehet hosszabbítani az alapidőszak után, ingatlan jogcímek esetén 4x lehet hosszabbítani az alapidőszak után.

A jóváhagyott sportfejlesztési progamban szereplő jóváhagyott megvalósítandó tételek alapján kalulált jogcímenkénti támogatásokhoz kapcsolódóan benyújtott támogatási igazolások alapján a támogatási igazolás típusa alapján (22/C, 24/A) támogató cégek/NAV a támogatási időszak alatt teljesített támogatásokat előfinanszírozott jogcímek esetén a sportszervezet számlájára utalják, utófinanszírozott ingatlan jogcím esetén pedig a támogatási igazolást kiállító hatóság utófinanszírozott támogatásokat gyűjtő letéti számlájára utalják.

Ez azt jelenti, hogy előfinanszírozott támogatás esetén a támogatást a sportszervezetek elköltik és utána számolnak el az összegekkel, ahol ellenőrzés után, szabálytalanságok esetén visszafizetés keretén belül történik a szabálytalanul felhasznált támogatások visszafizettetése.

Utófinanszírozott támogatás esetén pedig előbb teljesül a gazdasági esemény, melyet a sportszervezetnek önerőből kell finanszíroznia és egy ún. részelszámolás beadása és ellenőrzése után kerül a sportszervezet részére utólag kifizetésre a gazdasági esemény által lefedett támogatási érték, melyből újabb gazdasági eseményt tudnak megfinanszírozni és újabb részelszámolás beadásával tudják az adott projektelemet folyamatosan megvalósítani.

A bizonylatok adatainak rögzítése, az alátámasztó dokumentumok feltöltése és bizonylatokhoz való hozzárendelése után az elszámolás beküldésre kerül, hasonlóan a korábbi kérelmekhez, azaz elektronikusan aláírt pdf generálódik, mely a megfelelő cégkapukról a megfelelő hivatali kapukra kézbesítésre kerül, státuszállítás történik stb. Az elszámolás beküldését az elszámolási időszak kezdetétől (07. 01.), az elszámolás beadás határidejéig (09. 30.) lehet megtenni.

Az elszámolás típusától függően hosszabbítást tud benyújtani a sportszervezet, mely hosszabbítási kérelem az elszámolásba rögzített adatokból nyer ki adatokat, ezért az elszámolás és hosszabbítás szinkronban kell hogy legyen, az elszámolásba rögzített adatok alapján generálódik a hosszabbítási kérelem. A hosszabbítás beküldése is egy elektronikus aláírással, cégkapu → hivatali kapu kommunikációval felépített folyamatból áll, beküldési határidővel (elszámolás beadásának napja + 5 munkanap). A hosszabbítási kérelmekből alapvetően egy időszakban egy adható be.

Mivel az elszámolások ellenőrzése egy hosszabb folyamat és a hosszabbításokat hamarabb jóvá kell hagyni, mint ahogy az elszámolás ellenőrzése megtörténne, valamint a legtöbb szövetség esetén a hosszabbítások ellenőrzését és elszámolások ellenőrzését két különböző osztály végzi, ezért hosszabbítással érintett elszámolások esetén meg kell teremteni egy fix alapot, ami által nem változhatnak az elszámolás és hosszabbítás összegzőben szereplő számok csak kivételes, felügyelt esetekben, mert az elszámolás beküldésekor fennálló állapot alapján kerül jóváhagyásra a hosszabbítás és ha változnának a későbbi elszámolás ügyintézés során a számok úgy, hogy nem lenne kijelölve egy fix állapot, amihez igazodni lehet és a folyamatosan változó elszámolás - hosszabbítás számok anomáliákat és inkonzisztens állapotot teremtenének.

Az elszámolás és hosszabbítás beküldése után hasonlóan a többi kérelemhez kezdődik egy ellenőrzési, hiánypótlási szakasz, amikor különböző dokumentumsablonokon keresztül hiánypótlásokra hívható fel a sportszervezet, melyek teljesítése után a hosszabbítás jóváhagyásra kerül, ami alapján a sportszervezet még hívhat le támogatásokat, ha van még neki igényelhető támogatása, adhat be módosítási kérelmeket, valamint az időszak végén újabb elszámolást és az elszámolás típusától és a jóváhagyott jogcímektől függően újabb hosszabbítást adhat be. Ha a hosszabbítás jóváhagyásra kerül, akkor egy megadott dátumig hagyják jóvá a hosszabbítást, azaz az előbb említett tevékenységeket addig folytathatja a sportszervezet, amíg ez a dátum elérésre kerül. Ez jelenleg a következő év 06. 30. Tehát a különböző beküldést, szerkeszthetőséget, létrehozást vizsgáló validációk kezelni fogják a jóváhagyott hosszabbítás figyelését és a hosszabbítás dátumát.

Az elszámolásokat a szövetségi ügyintézők nem jóváhagyják, hanem lezárják (vagy felterjesztik lezárásra a HM felé), amiben különböző megállapításokat tesznek, bizonyos esetekben végrehajtásra küldik a NAV felé vagy támogatás visszafizetésére kötelezik a sportszervezeteket. Mivel egy sportszervezetnek több elszámolása is lehet, ezért az elszámolások külön kezelendők. Amiatt, hogy egy alapidőszak elszámolás lezárásra került és visszafizetéssel érintett, attól még a hosszabbítása jóváhagyható (mert időben előbb történik meg) és a hosszabbított időszaki elszámolása nem feltétlenül lesz visszafizetéssel érintett. Ez amiatt van, hogy az elszámolás beküldésekor rögzített elszámolt támogatást kell alapul venni, attól a sportszervezet az elszámolás hiánypótlásakor nem térhet el, mindenképpen azt az összeget kell elszámolnia, amit az elszámolás beadásakor rögzített a felületre (vagy újabb bizonylatok elszámoláshoz csatolásával vagy technikai bizonylat rögzítésével)

Elszámolási logika és workflow

Ameddig egy elektronikus kérelmi rendszerben létrejövő pályázatban jóváhagyott tételekhez kell az elektronikus kérelmi rendszerbe rögzíteni az elektronikus kérelmi rendszeren kívüli világban keletkező gazdasági eseményeket alátámasztó bizonylatok adatait és a rögzített bizonylat adatokhoz kell a gazdasági eseményt alátámasztó dokumentumokat elektronikus formában rögzíteni, addig az elmúlt években használt elszámolási módszertan a legoptimálisabb megoldás mind sportszervezeti, mind szövetségi ügyintézői oldalról vizsgálva.

Leegyszerűsítve pl. egy labda beszerzés esetén a következőképp néz ki az elszámolási workflow (ez csak az adott tétel elszámolásának workflow-ja, nem magának az elszámolásnak, mert egy elszámoláson belül sok ilyen esemény létezhet):

1. a sportfejlesztési programban jóváhagyásra kerül a labda tétel pl. egy sor hozzáadásos táblázatban

2. a sportszervezet megvásárolja a labdát - tehát a gazdasági esemény a labda megvásárlása

3. a labda vásárlásról keletkezik egy számla, esetleg egy szerződés, egy teljesítési igazolás, egy kifizetési bizonylat (pl. bankkivonat)

4. az elektronikus kérelmi rendszerben az elszámolási felületen a sportszervezeti ügyintéző manuális adatrögzítéssel vagy importálással a sportfejlesztési programban lévő labda tételhez egy egyedi azonosító alapján felrögzíti egy űrlapon keresztül a labda megvásárláshoz kapcsolódó bizonylat (számla) adatait

5. a rendszer a bizonylat adatait összeveti az ún. dokumentum mátrixszal, amely egy olyan leíró konfigurációs állomány, ami meghatározza, hogy a különböző gazdasági eseményekhez milyen alátámasztó dokumentumok hozzárendelése szükséges. Ezt befolyásolja, hogy az adott tétel milyen jogcímhez, költségvetési sorhoz került rögzítésre, milyen típusú a bizonylat (személy, dologi, kiküldetési rendelvény), illetve milyen tétel kerül megvalósításra az adott bizonylattal, gazdasági eseménnyel. Értelemszerűen nem ugyanaz a dokumentációs igénye egy edzői bér elszámolásának, egy labda megvásárlásának, egy versenyfelkészülési edzőtábor megvalósításának vagy egy ingatlan beruházásnak, pl. pályaépítés

6. a sportszervezeti ügyintéző a gazdasági eseményt alátámasztó dokumentumait szkenneli, a számláit ún, záradékkal látja el, azaz felvezeti a számlára egy adott fix szöveget, ami jelzi, hogy az adott számla melyik elszámolás terhére kerül benyújtásra

7. a szkennelt dokumentumait valamilyen formában rendszerezi vagy nem rendszerezi a számítógépén mappákba, illetve a fájlokat úgy nevezi el, hogy könnyen beazonosíthatók legyenek vagy sem

8. a szkennelt dokumentumokat el kell juttatni valahogy az elektronikus kérelmi rendszerbe, így egy mappa- és fájlfeltöltési felület kerül biztosításra a felhasználók részére, a feltöltött fájlokat vírusellenőrzésen átfuttatásra kerülnek

9. a feltöltött fájlokat a bizonylat adatok alapján generált dokumentum mátrix elemeihez hozzá kell rendelni, ami által az egyes gazdasági esemény teljesülésének ellenőrzését a sportszervezet bizonyítani tudja, a szövetségi ügyintézők ellenőrzési munkáját így segítve, mert már így az ellenőrzési folyamathoz leválogatásra kerülnek a bizonylatokhoz tartozó hozzárendelt fájlok.

Valójában az elszámolási kérelem is egy olyan objektum, űrlap lesz, amit szerkeszteni, beküldeni szükséges, elektronikus aláírással ellátni a benne rögzített adatok alapján generált pdf-et és az űrlapot ellenőrzés után különböző dokumentumsablonok kiállításával különböző státuszokon keresztül fogják hiánypótoltatni, lezárni. A feltöltött fájlok hozzárendelése szinten leválasztható és szétválasztható az űrlaptól, de az űrlapba rögzített adatok alapján generálja ki a feltöltendő mellékletek listáját.

Elszámolás elkezdése előtti tennivalók

A sportfejlesztési program elszámolásának elkezdése előtt a sportszervezeti ügyintézőknek, érdemes ellenőrizni pár dolgot, mielőtt az elszámolás feltöltését elkezdenék az elektronikus kérelmi rendszerben.

Támogatási igazolások utalási táblázatainak kitöltése

A sportszervezet által pénzügyileg teljesült elszámolandó összegbe az elszámolás típusától függő dátumig kiküldött TIG kiküldve, Részben utalt kiküldve státuszú támogatási igazolási kérelmekre az elszámolás típusától függő dátumig pénzügyileg teljesült jogcímenként utalt összegek számítanak bele.

Ezen támogatási igazolások esetében a “Támogatási igazolások” → “TIG Kérelmek” menüpontban található listában a “Státusz” oszlopban kerül jelzésre, hogy egy adott igazolási kérelem kapcsán milyen szinten került pénzügyileg teljesítésre az igazolási kérelemben szereplő támogatás.

Az elszámolás elkezdése előtt a sportszervezeti ügyintézőnek érdemes megvizsgálnia, hogy az utalási táblázatok megfelelő adatokat tartalmaznak-e.

22/C típusú igazolások esetén a felhasználónak kell kitölteni az utalási táblázatot, így 22/C típusú kérelmek esetén a “Nincs rögzítve utalás” és “Még nem utalt” státuszú igazolások utalási táblázatát érdemes felülvizsgálni, hogy azokra a támogatás nem került-e utalásra.

24/A típusú igazolások esetén a NAV adatszolgáltatása alapján automatikusan kerülnek beírásra az adatok, de a támogatók helytelen adatkitöltése miatt előfordulhat, hogy nem tudja a TAO EKR a NAV adatszolgáltatás alapján azonosítani az utalásokat és/vagy téves adatszolgáltatás/kerekítési problémák miatt rossz helyre, rossz összeggel kerülnek rögzítésre utalási adatok.

Az utalási táblázatok működéséről a https://flexinform-support.atlassian.net/wiki/spaces/FT/pages/edit-v2/558203091#Utal%C3%A1si-t%C3%A1bl%C3%A1zatok-kezel%C3%A9se fejezetben olvashatnak részletesen.

Sportfejlesztési program felülvizsgálata, módosítása

Az elszámolás során a sportszervezeteknek a sportfejlesztési programjukban jóváhagyott tételekkel kell elszámolniuk. A sportfejlesztési program beadása és az elszámolás között több mint egy év telik el, így az esetek nagy részében előfordul és életszerű, hogy a sportfejlesztési program beadásakor megfogalmazott igények megváltoznak, mire jóváhagyásra, elszámolásra kerül sor. A jogszabály ennek kezelésére lehetőséget nyújt a támogatási időszakon belül a sportfejlesztési program módosítására. A módosítási kérelmek kezeléséről a https://flexinform-support.atlassian.net/wiki/spaces/FT/pages/edit-v2/558203091#Sportfejleszt%C3%A9si-program-m%C3%B3dos%C3%ADt%C3%A1sa fejezet ad részletes tájékoztatást.

Elszámoláshoz szükséges adatok

A korábbi rendszertől eltérően az elszámolásnak nincsenek külön alapadatai, az elszámoláshoz szükséges adatokat a meglévő űrlapokon, funkciókon keresztül szükséges megadni.

Elszámolást kitöltő adatai

A különbőző jogszabály által aláírt kötelező mellékletekben meg kell jeleníteni az elszámolást kitöltő adatait. Az elszámolást kitöltő adatait a “Hivatalos képviselők és kapcsolattartók” alapadat adatlapon szükséges megadni. Bővebb információ: https://flexinform-support.atlassian.net/wiki/spaces/FT/pages/edit-v2/558203091#Sportszervezet-hivatalos-k%C3%A9pvisel%C5%91i-%C3%A9s-kapcsolattart%C3%B3i

ÁFA levonási jog

Az adott sportfejlesztési program kitöltése során meg kellett adni az egyes jogcímekhez kapcsolódó ÁFA levonási jogot, mely az adószám alapján kerül validálásra. A sportfejlesztési program beadása óta történt ÁFA levonási joggal kapcsolatos változásokat ÁFA típusú módosítási kérelem segítségével lehet szabályozni. Bővebb információ: TAO EKR Felhasználói Kézikönyv

Elszámolásban lévő adatok betöltése, szinkronizációja, frissítése

Mivel az elszámolás alapvetően több más kérelem adatait integráló és aggregáló űrlap, ezért kezelni kell, hogy az elszámolások szerkesztése alatt, beküldése után módosulhat a sportfejlesztési programban megpályázott programelemek, tételek értéke, számossága, a lehívott támogatások értéke, ezért az elszámolás adatait folyamatosan szinkronizálni szükséges.

A szinkronizáció azért szükséges, mert az elszámolás ellenőrzése/jóváhagyása időben jóval később történik meg, mint a sportfejlesztési program hosszabbításának jóváhagyása, így a sportszervezeti ügyintézőknek lehetősége nyílik arra, hogy a sportfejlesztési programban szereplő tételeket, értékeket egy hosszabbított időszaki módosítási kérelem keretén belül átrendezhessék. Emiatt az elszámolás során előfordulhat olyan eset, hogy egy hosszabbított időszaki módosítás során változnak azon tételek értékei, amelyek az elszámolásban szerepelnek, így az elszámolandó tételek és azok elszámolható értékei is változhatnak egy módosítás előtt beküldött és hiánypótlás miatt újra szerkeszthető elszámolásban.

Alapelvként meghatározásra került, hogy az elszámolás összegző táblázatában szereplő jóváhagyott támogatásra, támogatási igazolással lefedett és átutalt támogatásokra vonatkozó mezők képletezési, frissítése úgy kerüljön meghatározásra, hogy mindig az elszámolás beküldéskori értékeit jelenítsék meg.

Fontos megjegyezni, hogy az elszámolás akkor is szerkeszthető, bizonylatok hozzáadása akkor is engedélyezett az elszámoláshoz, hogyha a sportfejlesztési program módosítás alatt van, de beküldhetővé csak akkor válik, amint a módosítás jóváhagyásra kerül. Mivel módosítás alatt is engedélyezett a bizonylatrögzítés, ezért az elszámolásnál validálásra kerül, hogy létezik-e olyan bizonylat, aminek a tétele esetlegesen törlésre került (akár admin szerkesztés miatt, akár mód elutasítás, mód visszavonás, státusz visszaállítás miatt).

A következő objektumok állapotváltozása esetén lehet szükség frissítésre, szinkronizálásra:

1. sportfejlesztési program: a sportfejlesztési programban szereplő tételek változása az elszámolás jogcímes oldalain átvezetésre kerülnek, tehát az elszámolás jogcímes oldalain az egyes tételek elszámolható értéke mindig az aktuális, SFP-ben szereplő érték alapján kerül megjelenítésre. Ez segíti a sportszervezeti ügyintéző munkáját, mert látja, hogy milyen tételek szerepelnek az SFP-ben.
   Elszámolásba rögzített bizonylatok esetén, ha módosítás során változnak a sportfejlesztési programban szereplő tételek értékei, akkor:

   1. a tétel értéke nem csökkenthető/nem törölhető a hozzá rögzített bizonylatok tételhez elszámolt értéke alá

   2. ha növelésre kerül egy tétel értéke az elszámolás beküldéskori állapotához képest, akkor a módosítással érintett időszak előtti elszámolásokban maximum annyi lehet a tételhez elszámolt értékek összege, mint ami az elszámoláskor beküldött elszámolható érték volt az adott sportfejlesztési program tételen. Folyamatban lévő módosítás során az elszámolás nem küldhető be, csak ha a módosítás jóváhagyásra került, így az elszámolás beküldésekor ez az érték mindig egy aktuális érték lesz, amihez lehet igazodni a későbbiekben.

   3. a már létrehozott bizonylatok validálása, hogy a tételhez elszámolt érték még megfelelő-e az adott tétel-bizonylat vonatkozásában, ha egy módosítás során változott a tétel értéke.
      A sportfejlesztési programban az alábbi változások indukálhatnak elszámolásbeli változást:

      1. a sportfejlesztési program jogcímes oldalain található sor hozzáadásos tételek értéke változhat, új tétel kerülhet be, meglévő tétel kerülhet törlésre

      2. sportfejlesztési program jogcímes oldalain a nem sor hozzáadásos táblázatokba beírt értékek változnak

      3. jogcímek közötti módosításnál teljes jogcím nullázásra kerülhet, míg új jogcím jelenhet meg.

      4. közreműködői díjak értéke változik

      5. módosítás során változhat a jóváhagyott támogatások értéke jogcímenként

2. támogatási igazolási kérelmek: a támogatási igazolással lefedett támogatás értékét fogja befolyásolni, de mivel ismert, hogy egy elszámolás milyen időszakra vonatkozóan kerül beküldésre, ezért itt csak az adott időszakot érintő támogatás változásokat kell kezelni.

   1. tig kiküldve és folyamatban lévő visszavonással érintett igazolások értékét kell alapvetően figyelembe venni. ha jóváhagyásra kerül egy támogatási igazolás vagy visszavonásra, akkor az érintett összegzőkben az értéket frissíteni szükséges mind az alaptámogatás, mind a kiegészítő támogatás tekintetében

3. támogatási igazolási kérelmekhez utalt alap és kiegészítő támogatások: 22/C típusú támogatások esetén az utalási táblázat bármikor kitölthető a sportszervezeti ügyintéző által, azaz előfordulhat olyan eset, hogy az elszámolás szerkesztésekor vagy beküldése után kerül kitöltésre egy utalási adat, 24/A típusú támogatások esetén pedig a NAV küldheti bármikor az utalási adatokat tartalmazó állományokat. 22/C esetén előfordulhat, hogy jóval később kerül egy múltbeli időpontra rögzítésre utalás, mint ahogy az megtörténik. Utalási adatok feldolgozásánál van egy időbeli korlát, ameddig figyelembe kell venni az utalási adatokat. Tehát pl. egy alapidőszaki 25/26-os elszámolásnál a 06.30-ig kiküldött igazolások az elszámolás beküldéséig, de legkésőbb az elszámolás beadási határidőig beérkezett támogatásait kell figyelembe venni.

4. korábbi elszámolások elszámolt értékei: ahhoz, hogy egy későbbi elszámolásban a korábbi elszámolt értékek alapján kerüljön meghatározásra az adott későbbi elszámolásban elszámolandó összeg, ezért kezelni kell, hogy egy adott elszámolás előtt milyen elszámolások voltak és azokból be kell tölteni az azokban elszámolt összegeket. Az elszámolások beküldéskori értékei tárolásra és frissítésre kerülnek elszámolás típusonként

5. átvezetési táblázatban elvégzett változtatások: az átvezetési táblázat a támogatási igazolással lefedett lefedett támogatást és a pénzügyileg teljesült támogatás is befolyásolja. de a pénzügyileg teljesült támogatás speciális esetekben külön engedély mellett korrekciózható az elszámolásokban. Az átvezetési táblázat alapvetően csak akkor változhat, hogyha átvezetési táblázatot kell kitöltenie a sportszervezetnek, illetve ha töltött már ki átvezetési táblázatot és egy támogatási igazolási kérelem visszavonás miatt kell az átvezetési táblázatot korrigálni a megváltozott támogatási igazolással lefedett támogatási érték miatt. A szerkesztés alatt lévő elszámolásokban az átvezetési táblázat változása frissíti az adatokat az adott elszámolásokban. Mivel az átvezetési táblázat értékei egy adott módosításhoz kimentésre kerülnek, ezért az átvezetési táblázat értékei is módosításhoz kötődnek, ami pedig befolyásolja, hogy a módosítás melyik időszakhoz kötődik, így a frissítések során meghatározható, hogy melyik esetben melyik elszámolások frissülnek/frissülhetnek.

6. hosszabbítás elbírálási táblázat: a hosszabbítás elbírálási táblázat frissülésekor is frissítendő lehet elszámolási összesítő táblázat, ahol egy időszaki záróelszámolás hiánypótlása során vissza kell csatornázni a hosszabbítás során esetlegesen elutasított támogatási értéket egy validációhoz, hogy az elutasított támogatáshoz kapcsolódóan technikai bizonylat kerüljön rögzítésre.

Elszámolások beküldéskori kimentett értékeinek kezelése

Az időszakot záró elszámolások esetén időben jelentősen elválik az elszámolás ellenőrzése és az elszámolásban rögzített elszámolt értékek alapján generált sportfejlesztési program hosszabbítási kérelmének ellenőrzése/jóváhagyása. Ez azt jelenti, hogy hamarabb kerül jóváhagyásra a hosszabbítási kérelem, minthogy a hosszabbítandó támogatási összegek alapját képző elszámolás ellenőrzésre került volna, ezért alapelvként elmondható, hogy egy elszámolás beküldésekor elszámolt támogatási összegek az irányadók az elszámolás további életútja során.

Ez azt jelenti, hogyha egy sportszervezet az elszámolás beküldésekor elszámolt 5.000.000 Ft-nyi támogatási értéket jelentő számlával és ez alapján került meghosszabbításra neki, hogy még ezen felül neki van 3.000.000 Ft-nyi elszámolandó támogatása, mert összesen 8.000.000 Ft-ot kapott, akkor ha az elszámolás ellenőrzése során valamilyen szabálytalanság kerül felderítésre, akkor is 5.000.000 Ft-nyi támogatással kell elszámoltatni a sportszervezetet.

Ha tudja pótolni az adott időszakra vonatkozó számlával/bérköltséggel a szabálytalan tételt, akkor felrögzíti azt, ha nem, akkor ún. technikai bizonylattal kell feltölteni az elutasított/hiánypótoltatott összeget, hogy az eredetileg elszámolt összeggel megegyezzen az elszámolt összeg, mert az eredetileg elszámolt összeg adja a hosszabbítási kérelem alapját, ami hamarabb kerül jóváhagyásra, mint ahogy az elszámolás ellenőrzésre kerülne.

Ennek eredményeképpen az elszámolások beküldésénél bármelyik típust is figyelembe véve a beküldéskori értékek elmentésre kerülnek. Részelszámolásnál és időszakot záró elszámolásnál a beküldött értékek egy hiánypótlás során nem írhatók felül csak speciális esetekben, utófinanszírozott részelszámolás és végelszámolás során a hiánypótlás beküldése során viszont felülírásra kerülnek.

Elszámolás dashboard kártya

A elszámolásokhoz külön kártya tartozik, melyen a létrehozott elszámolásokkal kapcsolatos fontos információkat fogják látni a sportszervezeti ügyintézők belépés után. Részletes információk az időszakot, valamint a programot záró elszámolásokkal kapcsolatosan kerülnek megjelenítésre. A dashboard az alábbi információs adatokat tartalmazza:

1. elszámolás típusa: időszakot záró vagy programot záró elszámolások kerülnek felsorolásra, abban az esetben ha nincs létrehozva az adott típusokból elszámolás, úgy nem fog adat megjelenni a kártyán

2. elszámolás időszaka: mely időszakhoz kapcsolódik az adott záró típusú elszámolás (alapidőszak, 1. hosszabbítás, 2. hosszabbítás, 3.hosszabbítás, 4. hosszabbítás)

3. elszámolás aktuális státusza: a létrehozott elszámolások aktuális státusza kerül megjelenítésre

4. beküldési határidő: az adott elszámolás beküldési határideje, hiánypótlás esetén a hiánypótlás beküldésének határideje

5. kapcsolódó hosszabbítási kérelem aktuális státusza: az adott elszámolással összefüggő hosszabbítási kérelem aktuális státusza, ez kizárólag időszakot záró elszámolás esetében releváns információ

6. műveletek

• elszámolások listája: a gombra kattintva megnyílik az elszámolások listája menüpont

• HP hossz kérelem listája: a hiánypótlásokhoz tartozó határidő hosszabbítási kérelmek listájához tudnak a sportszervezetek navigálni

• Pénzügyileg teljesült támogatások: a pénzügyileg teljesült támogatások kimutatása nyitható meg a gomb segítségével

• Mellékletkezelő: a sportszervezetnek itt is lehetősége van megnyitni a szervezet dokumentumtárát, fontos, hogy ebben az esetben nem az elszámoláshoz tartozó mellékletkezelővel kiegészített oldal fog megnyílni, hanem a fájlok, mappák feltöltésére szolgáló tárhely

• Bizonylatok listája: az elszámolásokba rögzített bizonylatok listája nyílik meg a gombra kattintva

7. Létrehozott UF részelszámolások száma: a sportfejlesztési program vonatkozásában létrehozott utófinanszírozott részelszámolások darabszáma kerül megjelenítésre

Elszámolások listája

Open

Elszámolások listája

Az elszámolás listázó felületén a sportszervezeti ügyintéző az adott sportfejlesztési programhoz tartozó elszámolásait látja listaszerűen, itt van lehetőség új elszámolás létrehozására egy gomb segítségével.

Elszámolás létrehozása

Az “Elszámolás létrehozása” gombra kattintva felugró ablakban az elszámolás létrehozásával kapcsolatos adatokat kell megadnia a sportszervezeti ügyintézőnek.

Open

Elszámolás létrehozása

Elszámolás típusai

Részelszámolás

A jogszabály lehetőséget ad ilyen típusú elszámolásra, viszont jelentősen bonyolítja az elszámolási folyamatot, így ezt az elszámolás típust csak külön szövetségi ügyintézői engedélyre/kérésre lehet létrehozni. Ebből a típusú elszámolásból bármennyi létrehozható egy adott időszakra és programra vonatkozóan. Ez az elszámolás bizonyos tekintetben úgy viselkedik, mint egy időszakot záró elszámolás, bizonyos tekintetben pedig mint egy utófinanszírozott részelszámolás.

Időszakot záró elszámoláshoz hasonlóság: a beküldött értékeket tárolni kell, hiánypótlás során a beküldött értékekhez kell igazodni.

Utófinanszírozott részelszámolás: utófinanszírozott ingatlan jogcímen kívül minden jogcímhez lehessen elszámolni bizonylatokat, az adott időszak végén összesíteni kell az adott időszakhoz tartozó részelszámolásokban elszámolt értékeket.

Utófinanszírozott részelszámolás

Ezt az elszámolás típust csak azon sportszervezetek tudják létrehozni, akik rendelkeznek utófinanszírozott jogcímen jóváhagyott támogatással. Ebben az elszámolásban csak utófinanszírozott jogcímre és a hozzá kapcsolódó közreműködői díjra van lehetőség rögzíteni bizonylatokat. Hiánypótlás során nem kerül megkövetelésre, hogy a beküldött értékekkel egyező elszámolt értéket küldjenek be, az adott időszak végén összesíteni kell az adott időszakhoz tartozó részelszámolásokban elszámolt értékeket.

Időszakot záró elszámolás

Ez a korábban záróelszámolás néven ismert elszámolás típus, amely egy adott időszakot zár le. Elszámolási időszakonként egy ilyen elszámolás típust lehet létrehozni, ez az elszámolás a támogatások elszámolását összesítő képletekben összesíti majd az adott időszakra vonatkozó részelszámolásokat.

Programot záró elszámolás

ez a korábban végelszámolás néven ismert elszámolás típus, amely egy adott programot zár le. Programonként egy ilyen típust lehet létrehozni, ez az elszámolás a támogatások elszámolását összesítő képletekben összesíti majd az adott időszakra vonatkozó részelszámolásokat és időszakot záró elszámolásokat.

Az egyes elszámolás típusok az alábbi területeken befolyásolhatnak működést

1. létrehozási feltételek, típusváltás

2. az elszámolásban megjelenő oldalak, jogcímek

3. képletek, validációk (beküldési és form validációk)

4. határidő hosszabbítások

Elszámolási időszak

Az elszámolásokhoz kapcsolódóan meg kell adni, hogy az adott elszámolás melyik időszakhoz kapcsolódik, így egyértelműen megállapítható, hogy melyik elszámolás melyik időszakhoz tartozik. Dátum alapján dinamikusan kerül megjelenítésre, hogy az adott sportfejlesztési programhoz milyen időszaki elszámolást lehet választani.

1. Alapidőszak: adott évad első napjától kezdődően legyen lehetőség kiválasztani

2. 1. hosszabbított időszak: adott évad + 1 év napjától kezdődően legyen lehetőség kiválasztani (25/26-os évad esetén 2026. 07. 01-től)

3. 2. hosszabbított időszak: adott évad + 2 év napjától kezdődően legyen lehetőség kiválasztani (25/26-os évad esetén 2027. 07. 01-től)

4. 3. hosszabbított időszak: adott évad + 3 év napjától kezdődően legyen lehetőség kiválasztani (25/26-os évad esetén 2028. 07. 01-től)

5. 4. hosszabbított időszak: adott évad + 4 év napjától kezdődően legyen lehetőség kiválasztani (25/26-os évad esetén 2029. 07. 01-től)

Elszámolás létrehozási feltételek

1. Részelszámolás:

   1. Részelszámolást létrehozni csak egyedi esettel lehetséges. Hibaüzenet: Részelszámolást csak szövetségi ügyintézői engedéllyel van lehetőség létrehozni! Kérjük vegye fel a kapcsolatot a szövetségi ügyintézővel!

   2. Egyszerre csak egy részelszámolás lehet szerkesztés alatt (időszaktól függetlenül): Hibaüzenet: Már van szerkesztés alatt lévő részelszámolása, új részelszámolás létrehozásához küldje be a már létrehozott részelszámolását!

2. Utófinanszírozott részelszámolás:

   1. Utófinanszírozott részelszámolást létrehozni csak olyan SFP-hez lehet, ahol az utolsó jóváhagyott/módosítás során jóváhagyott értékek között szerepel utófinanszírozott jogcímen teljes támogatás. Hibaüzenet: Utófinanszírozott részelszámolást csak jóváhagyott utófinanszírozott támogatás esetén van lehetőség létrehozni!

   2. Egyszerre csak egy utófinanszírozott részelszámolás lehet szerkesztés alatt (időszaktól függetlenül): Hibaüzenet: Már van szerkesztés alatt lévő utófinanszírozott részelszámolása, új utófinanszírozott részelszámolás létrehozásához küldje be a már létrehozott utófinanszírozott részelszámolását!

3. Időszakot záró elszámolás:

   1. Egyszerre csak egy időszakot záró elszámolása lehet szerkesztés alatt (időszaktól függetlenül): Hibaüzenet: Már van szerkesztés alatt lévő időszakot záró elszámolása, új időszakot záró elszámolás létrehozásához küldje be a már létrehozott időszakot záró elszámolását!

4. Programot záró elszámolás:

   1. Egyszerre csak egy programot záró elszámolása lehet szerkesztés alatt (időszaktól függetlenül): Hibaüzenet: Már van szerkesztés alatt lévő programot záró elszámolása, új programot záró elszámolás létrehozásához küldje be a már létrehozott programot záró elszámolását!

5. Elszámolás időszakra vonatkozó létrehozási feltételek

   1. Alapidőszaki elszámolásokat csak jóváhagyott sportfejlesztési program esetén lehetséges létrehozni, azaz az SFP státusza elfogadott vagy valamilyen módosítás alatti státuszban kell legyen. Hibaüzenet: Nem hozhat létre alapidőszaki elszámolást, mert nem rendelkezik jóváhagyott sportfejlesztési programmal!

   2. Hosszabbított időszaki elszámolásokat csak az adott hosszabbított időszakhoz kapcsolódó, jóváhagyott státuszú hosszabbítási kérelem esetén van lehetőség létrehozni. Hibaüzenet: Nem hozhat létre $hosszabbított_időszak időszaki elszámolást, mert nem rendelkezik a létrehozni kívánt időszakra vonatkozó hosszabbítást jóváhagyó határozattal!

   3. Egy későbbi hosszabbított időszakra vonatkozó elszámolást csak akkor lehet létrehozni, ha az előző időszakokra vonatkozóan a sportfejlesztési programhoz kapcsolódik legalább beküldött státuszú időszakot záró elszámolás. Hibaüzenet: Az adott időszakra vonatkozóan nem hozhat létre elszámolást, mert a korábbi időszakok valamelyikére vonatkozóan nem rendelkezik beküldött időszakot záró elszámolással!

Elszámolások automatikus létrehozása

Az elszámolási határidő lejárta utáni napon azoknak a sportszervezeteknek automatikusan létrehozásra kerül az adott időszaki elszámolása, akik ezt nem tették meg a határidőig, így az elszámoláshoz kapcsolódóan az ügyintézők tudnak felszólításokat küldeni. Az ilyen módon létrehozott elszámolások időszakot záró típusúak lesznek, amelyet majd szabadon változtathatnak a sportszervezeti ügyintézők. Az automatikus generálás attól függően történik meg, hogy melyik időszaki elszámolás beadási időszakáról van szó, illetve van-e jóváhagyott hosszabbítás a sportfejlesztési programhoz kapcsolódóan.

Alapidőszakban az kerül vizsgálatra, hogy a sportfejlesztési program státusza elfogadott vagy valamilyen módosítás alatti státuszban van-e, mert akkor kell beadni elszámolást, ha van jóváhagyott sportfejlesztési programja egy sportszervezetnek, hosszabbított időszakban pedig azt vizsgálja a rendszer, hogy az adott időszakhoz tartozó hosszabbítás jóváhagyott-e.

Elszámolások listájában megjelenített adatok

1. sorszám: az adott elszámolás sorszáma, a létrehozás időpontja alapján

2. iktatószám: az adott elszámolás iktatószáma.Az elszámolás iktatószáma a következő elemekből épül fel:

   1. be → befelé irányuló dokumentum

   2. Elszámolás időszak alapján:

      1. A -alapidőszak

      2. H1 - 1. hosszabbított időszak

      3. H2 - 2. hosszabbított időszak

      4. H3 - 3. hosszabbított időszak

      5. H4 - 4. hosszabbított időszak

   3. elszámolas típusa alapján:

      1. RESZ

      2. UTOFINRESZ

      3. IDOSZAKZARO

      4. PROGRAMZARO

   4. az adott elszámolás típuson belüli sorszám, ha az adott típusból több is lehet egy adott időszakra vonatkozóan, azaz csak rész és utófinanszírozott részelszámoláson belül értelemezett. Nem függ időszaktól, tehát az összes időszakot figyelembe véve kell meghatározni a sorszámot. Mivel egy időszaki záró elszámolásból csak egy lehet egy időszakra nézve, ezért ott nem értelmezett ez a sorszám: be/H2-IDOSZAKZARO/000142/2025/MLSZ. Egy utófin részelszámolásnál: be/H2-UTOFINRESZ-04/000142/2025/MLSZ esetén a 04 azt jelenti, hogy ez az összes utófin részelszámolás közül a 4.

   5. az SFP ügyszáma

   6. SFP évad

   7. Szövetség

3. Típus: az elszámolás típusa

4. Elszámolt összeg: az adott elszámolásba rögzített bizonylatokban a tételhez elszámolt összegek

5. Elszámolt közreműködői: az adott elszámolásba rögzített bizonylatokban a tételhez elszámolt összegek a közreműködői jogcímen

6. Összesen elszámolt összeg: az előző két összeg összege

7. Elszámolandó összeg: az alaptámogatás összegző táblázatban az adott elszámolásban a pénzügyileg teljesült és korábban elszámolt összegek alapján kalkulált elszámolandó összeg

8. Státusz: az elszámolás aktuális státusza

9. Műveletek:

   1. szerkesztés/megtekintés: a státusztól függően a gombra kattintva az elszámolás kerül megjelenítésre. A szerkeszthető státuszokban szerkesztés felirat és gomb jelenik meg, amikor nem lehet szerkeszteni, akkor csak megtekintés felirat/gomb.

   2. Dátumok: az adott elszámolás verziói, verziók dátumai jelennek meg

   3. Típusváltás: szerkesztés alatti státuszban erre a gombra kattintva van lehetősége a felhasználónak az elszámolás típusát megváltoztatni. A típusváltásnál validálásra kerül, hogy a létrehozási feltételek alapján engedélyezett-e a típusváltás.

   4. Mellékletkezelő: a gombra kattintva a szervezeti dokumentumtár felület nyílik meg, az adott elszámolás dokumentum-mátrixával generálva.

   5. Közreműködői kalkulátor: az adott elszámolás kitöltését segítő kalkulátor kerül megnyitásra.

   6. Mellékletek: itt van lehetősége generálni a sportszervezeti ügyintézőnek a jogszabály szerinti mellékleteket átnézésre, az elszámolásban szereplő aktuálisan rögzített bizonylatadatok alapján. Az itt generált mellékletek nem használhatók fel az elszámolás beküldésekor generálandó mellékletekhez, pusztán ellenőrzési célt szolgálnak, valamint a könyvvizsgálathoz szükséges exceleket itt tudják generálni a felhasználók.

Elszámolás státuszok

Az elszámolás státuszai a TAO EKR többi kérelméhez hasonlóan előre meghatározott workflow-n keresztül tudnak eljutni az elszámolás életpálya különböző fázisaiba. Az elszámolás az alábbi státuszokat veheti fel:

1. szerkesztés alatt: egy létrehozott elszámolás ebbe a státuszba kerül automatikusan, ilyenkor az elszámolás teljeskörűen szerkeszthető, ebben a státuszban létrehozott bizonylatok piszkozat -> rögzített státuszt vesznek fel (bizonylat státuszok a következő fejezetben részletezve)

2. beküldésre előkészítve: szerkesztés alatti státuszból ebbe a státuszba kerül az elszámolás, amikor már az elszámolásban szereplő rögzített adatok validálva vannak, a mellékletkezelő validálva van és az elszámolás már nem szerkeszthető. Ebben a státuszban lehet generálni és letölteni az 1., 3., 4. számú mellékleteket. Ebből a státuszból szerkeszthető státuszba vissza lehet még nyitni az elszámolást, hogyha a sportszervezeti ügyintéző még változtatni szeretne az elszámoláson, viszont értelemszerűen ekkor újra kell majd generálni az exceleket.

3. beküldve: ebbe a státuszba a beküldésre előkészítve státuszból tud csak érkezni az elszámolás, ha a szokásos beküldési folyamat sikeresen végbement.

4. újra szerkesztés kiküldve: újra szerkesztést engedélyező levél kiküldésekor kerül ebbe a státuszba az elszámolás, ekkor még nem szerkeszthető.

5. újraszerkesztés átvéve: az újra szerkesztést engedélyező levél átvételekor kerül ebbe a státuszba az elszámolás, a határidő számítás innentől számít, ekkortól szerkeszthető az elszámolás. Megegyezés kérdése, hogy a bizonylatok státusza változzon-e automatikusan vagy a szövetségi ügyintéző csak az esetlegesen módosítandó bizonylatok státuszát állítsa be olyan státuszra, ahol a sportszervezeti ügyintéző manipulálni tudja annak adatait.

6. újra szerkesztés beküldésre előkészítve: lásd 2-es pont

7. újra szerkesztés beküldve: lásd 3-as pont

8. technikai újra szerkesztés kiküldve: pontosítani szükséges, hogy automatikusan álljon-e be ez a státusz az elutasítást tartalmazó hosszabbítást jóváhagyó határozat kiküldésekor vagy külön lesz-e ehhez levélsablon létrehozva

9. technikai újra szerkesztés átvéve: a kapcsolódó dokumentum átvételekor kerül beállításra, pontosítani szükséges még, hogy ebben a státuszban milyen tevékenységek elvégzését engedélyezzük. Javasoljuk, hogy csak technikai bizonylat rögzítésére legyen lehetőség.

10. technikai újra szerkesztés beküldésre előkészítve: lásd 2-es pont

11. technikai újra szerkesztés beküldve: lásd 3-as pont

12. 1. felszólítás kiküldve: amennyiben határidőben nem kerül beküldésre az elszámolás, felszólító levél kiküldésével tudja tájékoztatni a szövetség a sportszervezetet, hogy pótolja az elszámolás beküldését

13. 1. felszólítás átvéve: 1. felszólítás levél sablon átvételekor kerül beállításra, ebben a státuszban teljes körűen szerkeszthető az elszámolás

14. 1. felszólítás beküldésre előkészítve: lásd 2-es pont

15. 1. felszólítás beküldve: lásd 3-as pont

16. 1. hiánypótlás kiküldve: az elszámolás ellenőrzése során tett megállapításokat tartalmazó 1. hiánypótló levél kiküldésekor kerül beállításra ez a státusz. Egy elszámoláshoz egy ilyen levél küldhető ki.

17. 1. hiánypótlás átvéve: az 1. hiánypótló levél átvételek kerül beállításra ez a státusz. A hiánypótlásra rendelkezésre álló határidő és a határidő hosszabbítási kérelem beadási lehetőséget ettől a dátumtól kerül számításra. Ebben a státuszban új bizonylatok felvételére és a hiánypótlásra jelölt bizonylatok szerkesztésére van lehetőség.

18. 1. hiánypótlás beküldésre előkészítve: lásd 2-es pont

19. 1. hiánypótlás beküldve: lásd 3-as pont

20. 2. hiánypótlás kiküldve: lásd előző pontok

21. 2. hiánypótlás átvéve: lásd előző pontok

22. 2. hiánypótlás beküldésre előkészítve: lásd előző pontok

23. 2. hiánypótlás beküldve: lásd előző pontok

24. HP kiegészítés kiküldve: lásd előző pontok, azzal a kitétellel, hogy ebből a típusú levélből több is kiküldhető.

25. HP kiegészítés átvéve: lásd előző pontok

26. HP kiegészítés beküldésre előkészítve: lásd előző pontok

27. HP kiegészítés beküldve: lásd előző pontok

28. $szövetség határozat kiküldve: a szövetség hatáskörébe tartozó lezáró levelek kiküldése esetén kerül beállításra

29. $szövetség határozat átvéve: a kiküldött lezáró levél átvételekor beállt státusz.

30. $felettes_szerv határozat kiküldve: a mindenkori felettes szerv felé történő felterjesztés levél kiküldése után kerül beállításra. Tisztázandó majd, hogy a tényleges lezárást a felterjesztés után a felettes szerv egy szakszövetségi rendszerből történő dokumentum kiküldésével fogja-e lezárni majd

31. $felettes_szerv határozat átvéve: az előzőleg kiküldött levél átvétele után kerül beállításra

32. Utóellenőrzés szerkesztés alatt: sportszervezet által kezdeményezett utóellenőrzésnél ez a státusz kerül beállításra. Tisztázni szükséges, hogy ilyen státuszban milyen tevékenységeket végezhet el a felhasználó. Javaslat szerint csak új bizonylatot tudjon rögzíteni és szövetséggel egyeztetve tudjon csak meglévő bizonylatok adatain változtatni. 

33. Utóellenőrzés kiküldve: szövetség által elrendelt utóellenőrzéskor kiküldésre kerül egy ehhez kapcsolódó levél, ami ezt a státuszt állítja be.

34. Utóellenőrzés átvéve: az utóellenőrzés levél átvételekor kerül beállításra ez a státusz, a státuszban elvégezhető tevékenységeket még tisztázni szükséges.

35. Utóellenőrzés beküldésre előkészítve: lásd 2-es pont

36. Utóellenőrzés beküldve: lásd 3-as pont

37. Utóellenőrzés hiánypótlás kiküldve: lásd korábbi hiánypótlási pontok

38. Utóellenőrzés hiánypótlás átvéve: lásd korábbi hiánypótlási pontok

39. Utóellenőrzés hiánypótlás beküldésre előkészítve: lásd korábbi hiánypótlási pontok

40. Utóellenőrzés hiánypótlás beküldve: lásd korábbi hiánypótlási pontok

Bizonylatok

A gazdasági események teljesülését különböző, a rendszeren kívül keletkezett (elektronikus, papír alapú) dokumentumok támasztják alá. Ezen dokumentumok nagy részét szkennelés után a szervezeti dokumentumtárba szükséges feltölteni és róluk adatokra adatbázisba rögzítendő formában nincs szükség.

A TAO által támogatható sportfejlesztési programokban szereplő tételek teljesülését leíró gazdasági események 4 kategóriába sorolhatók, ezen típusokon keresztül olyan adatszolgáltatást tud kérni az ellenőrző szerv a sportszervezetektől, amik segítik az ellenőrzési munkát.

A bizonylat adatok rögzítésére lehetőség van manuálisan egyesével, a felületi funkciók használatával, illetve tömegesen, excel import minta fájlba történő adatrögzítéssel.

A bizonylatok adatrögzítésének indokoltsága

Az adatvezérelt elszámolás ellenőrzéshez szükséges, hogy a gazdasági eseményeket alátámasztó bizonylat adatok rögzítése megtörténjen. Az adatrögzítésen keresztül lehetséges validációk segítségével kiszűrni a benchmarknak, elszámolási útmutatónak nem megfelelő elszámolni kívánt tételek egy részét.

Az elszámolás ellenőrzése során valójában a bizonylat adatok rögzítésén keresztül történő adatszolgáltatás és a feltöltött, gazdasági esemény megtörténtét alátámasztó dokumentumok egyezőségének a vizsgálata történik meg. Az ellenőrzés során a rögzített adatok és a szervezeti dokumentumtárba elvégzett gazdasági eseményt alátámasztó dokumentum hozzárendelések összevetésével jelentkező esetleges anomáliákat kell kiszűrnie a szövetségi ügyintézőnek, hogy a rögzített adat és a hozzárendelt dokumentumokban található adatok összhangban legyenek.

A sportfejlesztési programban jóváhagyott és elszámolható tételek, költségek alapján 4 típusú gazdasági esemény és így különböző bizonylattípus azonosítható, amelyekhez különböző adatok megadása szükséges:

1. bérek, bérjellegű kiadások kifizetése - személyi bizonylatok (bérjegyzék adatai)

2. termékek, szolgáltatások vásárlása - dologi bizonylatok (számla adatok alapján)

3. kiküldetések - kiküldetési rendelvény

4. visszafizetések - technikai bizonylat

A sportfejlesztési program tételeinek és az elszámolás bizonylatok közötti kapcsolat

A TAO EKR rendszerben a sportfejlesztési program tételeihez, mint költségelemekhez, egyedi azonosító kerül generálásra, amivel egyértelműen beazonosítható, hogy egy adott költségelem melyik sportszervezet, melyik évadának sportfejlesztési programjához tartozik. Ezek az egyedi azonosítók (tételazonosítók) az importálással történő tömeges bizonylat adat rögzítéshez nyújtanak segítséget, mert ezen tételazonosítók megadásával lehetséges az import minta fájl soraiban jelölni, hogy az egyes sorokban található adatok mely költségelemekhez kerüljenek rögzítésre.

Az egyedi tételazonosítók segítik továbbá annak ellenőrzését, hogy egy adott tételhez, költségelemhez mekkora összeg számolható még el, illetve ezen azonosítón keresztül történik meg a mellékletkezelőhöz szükséges bizonylattípustól és jogcímtől függő dokmátrix generálása is.

Tételazonosítók export

A tételazonosító exportot az “Exportok” → “Tételazonosítók export” segítségével lehet legenerálni.

Bizonylatok létrehozása, piszkozatok

A korábbi megvalósításhoz képest a felületen bizonylat létrehozási gomb segítségével, tételhez történő manuális bizonylat hozzárendelésnél a háttérben létrehozásra kerül a bizonylat objektum, alapértelmezetten “Piszkozat” státuszban. Ez lehetőséget ad arra, hogy hibás és/vagy hiányos adattartalommal is tárolásra kerülhessenek bizonylatok, mely által a sportszervezeti ügyintéző a hibás/hiányos adatot később is rögzíteni tudja, de már a bizonylatban elszámolt összeg bizonylatban elszámolt összeggel kalkulálni tud a rendszer és így az elszámolást végző személy is.

A szövetségi ügyintéző a piszkozat jellegű működésen keresztül könnyebben tud segíteni a sportszervezeti ügyintézőnek az esetleges validációs, rögzítési hibák javításában, a validációknak megfelelően kitöltött adatok javításában.

Amennyiben egy piszkozat státuszú bizonylat megfelel minden validációnak, rögzíteni lehetséges azt, így “Rögzített” státuszba kerül a bizonylat. A rögzített státuszú bizonylatban az adatok már nem módosíthatók, de “Piszkozat” státuszba visszanyithatók mindaddig, amíg az elszámolás nem kerül beküldésre. A rögzített státuszú bizonylatok csak helyes adatokat tartalmazhatnak, mert csak validált adatokkal történik meg a rögzítés.

A piszkozat jellegű működés miatt a hiánypótlásra jelölt bizonylatok esetén is szükséges egy plusz státusz bevezetése, amiből látszik, hogy hiánypótlás során került újra piszkozat státuszba az adott bizonylat valamilyen adatmódosítási igény miatt.

Ugyanazon bizonylatok többszöri felhasználása, bizonylatsablonok kivezetése

Egy bizonylat rögzítése során az alábbi esetek fordulhatnak elő:

1. egy bizonylat több tételhez is elszámolható (pl. egy számlán szerepel cipő, sportszár, mez stb., amennyiben ezek a tételek a sportfejlesztési programban is külön vannak felsorolva, akkor az adott számlát mindegyik tételhez rögzíteni kell)

2. egy tételhez több bizonylat is elszámolható (pl. öltözőépítés tétel esetében előfordulhat, hogy nem egy számla keletkezett az adott tétel megvalósítása során, hanem több, ebben az esetben, az adott tételhez tartozó összes számlát rögzíteni kell az adott tételhez)

A rendszer az első esetben (egy bizonylat több tételhez) a többszörös adatfelvitelt elkerülendő validációkat használ. A korábbi rendszerben használt bizonylatsablon kivezetésre került, viszont a rendszer validálja, hogy ugyanazon bizonylat más közös adatokkal ne legyen rögzíthető. Amennyiben egy korábban már rögzített bizonylat eltérő adatokkal kerülne rögzítésre, validáció fogja jelezni, hogy a bizonylat nem rögzíthető, mert korábban más adattartalommal került rögzítésre az adott bizonylat.

Egy bizonylat egyediségét és korábbi bizonylat rögzítéssel való egyezőség vizsgálathoz az összekötést a következő adatmező kombinációk biztosítják:

1. személy jellegű bizonylatok esetén: adóazonosító és adózás módja

2. dologi jellegű bizonylatok esetén: számla sorszáma és kibocsátó adószáma

3. kiküldetési rendelvény esetén: adóazonosító és kiküldetési rendelvény sorszáma

Természetesen a már rögzített bizonylatok adatait fel lehet használni újabb bizonylat létrehozására, ehhez bizonylat másolási funkció került kialakításra.

Személyi jellegű kiadások bizonylat adatainak rögzítése

A személyi jellegű kiadások esetén bér- és bérjellegű kiadások adatait kell rögzíteniük a sportszervezeti ügyintézőknek. Ahányszor egy adott személynek bér- és bérjellegű kifizetése történik, annyiszor kell rögzíteni bizonylat adatot egy adott személy bérkifizetése kapcsán.

Jellemzően ilyen típusú bizonylatot személyi jogcímhez, utánpótlás-nevelés ráfordításai jogcímen belül sportszakember aljogcímhez, üzemeltetés jogcímen belül amely szövetségnél engedélyezett az üzemeltetéshez kapcsolódó bér elszámolása, illetve közreműködői tételekhez és kiegészítő támogatáshoz lehetséges.

Open

Személyi bizonylatok adatrögzítő felülete

Rögzítendő adatok

1. Bizonylat megnevezése

2. Név

3. Pozíció

4. Heti munkaidő (MKOSZ)

5. Kártya száma (MKOSZ)

6. Születési dátum (MKOSZ)

7. Kártya kiküldési dátuma (MKOSZ)

8. Érvényességi kategória (MKOSZ)

9. Végzettség (MKOSZ)

10. Adóazonosító jel

11. Adózás módja

12. Bérelszámolás időszakának kezdete

13. Bérelszámolás időszakának vége

14. Bérkifizetés időpontja

15. Járulék kifizetés időpontja

16. Bruttó bér

17. Kifizetett munkáltatói járulék

18. Támogatás terhére elszámolt bér

19. Támogatás terhére elszámolt munkáltatói járulék

20. Önerőként elszámolni kívánt kiegészítő támogatás

21. Elszámolással érintett évad

22. Kieg. tám. elszámolással érintett SFP száma (csak más évadban történő felhasználás esetén kitöltendő)

23. Megjegyzés

Validációk

A bizonylatok rögzítésekor a rendszer figyeli azt, hogy az előre meghatározott feltételeknek megfeleljenek a beírt adatok. Ennek megfelelően, különböző vizsgálatok futnak le és amennyiben az adat nem felel meg teljeskőrűen az adott feltételnek, úgy hibaüzenet kerül megjelenítésre és a bizonylat nem véglegesíthető, rögzíthető.

A személyi bizonylatok esetében az alábbi validációk kerültek beprogramozásra:

• Egyedi bizonylat megnevezés: alapesetben az elszámoláshoz létrehozott bizonylatoknak egyedi megnevezést szükséges adnia a sportszervezetnek, hogy a bizonylatok egymástól elkülöníthetőek legyenek. Vannak azonban olyan esetek, amikor igaz, hogy új bizonylat kerül létrehozásra egy tétel esetében, azonban azért mert ezek a bizonylatok egyként kezelendőek a rendszer elvárja, hogy azonos bizonylat megnevezéssel kerüljenek létrehozásra. Ilyen eset az mikor egy bér elszámolásakor, ugyanannak a személynek, ugyanarra a szerződésre vonatkozó havi bérköltségeit kívánja a szervezet elszámolni. Ebből az okból kifolyólag, ha a bizonylatban szereplő adóazonosító jel, az adózás módja, valamint a pozíció mező adatai megegyeznek, hiába kerül a háttérben létrehozásra több bizonylat is, ezek a bizonylatok egynek számítanak, így a bizonylat megnevezéseknél is ugyanazt az elnevezést szükséges használni. A fenti esetben célszerű a másolandó bizonylatok közül betölteni az adatokat és csak a változó mezőértékeket átírni. Ha a három mező közül valamelyik eltér, akkor kötelező a bizonylatnak más nevet adni.

• Azonos bizonylat adatok vizsgálata: összefüggésben a fenti validációval, abban az esetben ha azonos bizonylat kerülne több tételhez(sorhoz) is rögzítésre, a rendszer megköveteli, hogy bizonyos mezők adatai nem térhetnek el egymástól és a már korábban használt adatokat szükséges egy másik bizonylat létrehozásakor is megjeleníteni. Személyi bizonylatok esetében ilyen egymással szorosan összefüggő adat a adóazonosító jel, az adózás módja, a pozíció, melyhez a vizsgálat során hozzákapcsolódik a név mezőben szereplő érték is. Minden más mező esetében, akkor is ha ugyanazon bizonylat megnevezéssel kerül rögzítésre a bizonylat eltérő adatok is megadhatóak az elszámolásban.

• Adóazonosító jel helyessége: itt kizárólag annak vizsgálata történik meg, hogy megfelelő formátumú adóazonosító jel került-e a mezőbe beírásra. Ennek megfelelően 10 számjegyből álló karaktersor adható csak meg a felületen.

• Bérelszámolás időszak dátumainak vizsgálata: az időszak kezdete, valamit vége mezők beírható dátumainak ellenőrzésekor a rendszer kizárólag 2025.07.01. utáni dátumokat enged csak rögzíteni a felhasználóknak. Továbbá, az egyes elszámolási időszakok esetében ezek a dátumok, kivéve közreműködői költségek, csakis a támogatási időszakon belül helyezhetőek el, azaz az adott időszak június 30 napját követő dátum nem megadható, valamint a bérelszámolás időszak kezdete nem lehet későbbi időpont, mint annak vége. Hosszabbított időszaki elszámolás esetében értelemszerűen a rendszer megvizsgálja, hogy meddig került a sportfejlesztési program meghosszabbításra és aszerint történik a dátumok beírhatóságának vizsgálata. Közreműködői díjak esetében szeptember 30 napig bezáró dátumok rögzíthetőek.

• Bérelszámolás időszak időintervallumának vizsgálata: alapesetben a két mező, bérelszámolás időszak kezdete és vége, közötti intervallum nem haladhatja meg az 1 hónapot, azonban abban az esetben, ha a bizonylat szerint az adott bér megbízási szerződés keretében kerül elszámolásra, úgy a a dátumok nagyobb időszakot is felölelhetnek. Ilyen esetben az adózás módja mezőnél vagy a ,,Megbízási normál” vagy a ,,Megbízási EKHO” opcióknak szükséges szerepelni.

• Kifizetésre vonatkozó dátumok vizsgálata: a bérkifizetés, valamit járulék kifizetés időpontja mezők beírható dátumainak ellenőrzésekor a rendszer kizárólag 2025.07.01. utáni dátumokat enged csak rögzíteni a felhasználóknak. Továbbá, az egyes elszámolási időszakok esetében ezek a dátumok, csakis az elszámolási időszakot bezáró dátumig helyezhetőek el, azaz az adott időszak szeptember 30 napját követő dátum nem megadható. Hosszabbított időszaki elszámolás esetében értelemszerűen a rendszer megvizsgálja, hogy meddig került a sportfejlesztési program meghosszabbításra és aszerint történik a dátumok beírhatósága. A kifizetések nem történhetnek meg a bérelszámolás időszak vége előtt, így a két mező kapcsolata is ellenőrzése kerül.

• Bruttó bér és járulék összegeinek ellenőrzése: a bruttó bér mezőben szereplő érték nem lehet kisebb, mint a kifizetett munkáltató járulék mezőbe beírt összeg, hiszen a járulékok a megállapított bruttó bér alapján kerülnek kiszámításra, így azok értéke nem lehet magasabb.

• Támogatás terhére elszámolt bér és járulék összegeinek vizsgálata: a támogatás terhére elszámolt bér és munkáltatói járulék mezők összegei nem haladhatják meg a bruttó bér, valamint a kifizetett munkáltatói járulék mezőkben szereplő értékeket. Abban az esetben, ha az adott szövetség vonatkozásában a sportfejlesztési programhoz kapcsolódóan, az adott pozíció esetében benchmark érték került meghatározásra, úgy az elszámolt bruttó bér nem haladhatja meg ennek a maximálisan meghatározott összegnek az értékét. A validáció figyelembe veszi a programban megadott havi munkaórát, így annak megfelelően van lehetőség meghatározni egy elszámolni kívánt havi bérköltséget. Megbízási szerződéssel foglalkoztatott munkavállalók esetében ez az összeg a megadott időintervallumnak megfelelően többszöröződik. Tehát, ha például egy bizonylattal 6 havi bérköltség elszámolása történik meg, úgy az elszámolt összeg a benchmark szerinti havi bruttó bér hatszorosa is lehet, figyelembe véve a korábban említett SFP-ben szereplő havi munkaórát is.

• Önerőként elszámolni kívánt kiegészítő támogatás értékének ellenőrzése: abban az esetben, ha az adott jogcím intenzitása nem 100%, úgy a sportszervezeteknek lehetőségük van a kapott kiegészítő támogatás terhére elszámolni a bizonylat önerő értékét. Ez a maximálisan elszámolható érték a kiegészítő támogatás felhasználása oldalon is megjelenített önerő arány alapján kerül a háttérben kiszámításra, a rendszer a bizonylat rögzítésekor pedig azt vizsgálja, hogy az önerőként elszámolni kívánt kiegészítő támogatás mező értéke nem haladja-e meg ezt az előre meghatározott értéket. A kalkulált összeg elszámolása nem kötelező, az automatikusan megjelenített összegnél kisebb összeg is szerepelhet az említett mezőben. Abban az esetben, ha a szervezet hivatásos sportszervezet, úgy utánpótlás jogcímre rögzített bizonylaton kívül más jogcím esetében csak külön engedéllyel számolható el költség.

Dologi jellegű kiadások bizonylat adatainak rögzítése

A termékek, szolgáltatások vásárlása során a termék eladója, a szolgáltatás nyújtója (azaz a kibocsátó) számlát állít ki, ez a számla a gazdasági eseményt alátámasztó legfontosabb dokumentum, mert ez alapján történik/történhet meg a kifizetése az adott terméknek, szolgáltatásnak. A számláról olyan adatokat szükséges rögzíteni, amely segít beazonosítani a kibocsátót, a vásárolt terméket, szolgáltatást, valamint olyan dátumokat, amik az adott bizonylat adott időszaki elszámolhatóságát tudja ellenőrizhetővé tenni.

Jellemzően a számlákat a bér típusú jogcímeken kívül minden jogcímhez lehetséges rögzíteni.

Open

Dologi bizonylatok adatbekérő felülete

Rögzítendő adatok

1. Bizonylat megnevezése

2. Számla sorszáma

3. Kibocsátó neve

4. Kibocsátó adószáma

5. Esemény / feladat / tevékenység / eszköz leírása

6. Teljesítés időpontja

7. Számla kelte

8. Pénzügyi teljesítés napja

9. Számla bruttó értéke

10. ÁFA mértéke

11. Számla nettó értéke

12. Kifizetés módja

13. Tételhez elszámolt érték

14. Önerőként elszámolni kívánt kiegészítő támogatás

15. Elszámolással érintett évad

16. Kieg. tám. elszámolással érintett SFP száma

17. Megjegyzés

Validációk

A bizonylatok rögzítésekor a rendszer figyeli azt, hogy az előre meghatározott feltételeknek megfeleljenek a beírt adatok. Ennek megfelelően, különböző vizsgálatok futnak le és amennyiben az adat nem felel meg teljeskőrűen az adott feltételnek, úgy hibaüzenet kerül megjelenítésre és a bizonylat nem véglegesíthető, rögzíthető.

A dologi bizonylatok esetében az alábbi validációk kerültek beprogramozásra:

• Egyedi bizonylat megnevezés: alapesetben az elszámoláshoz létrehozott bizonylatoknak egyedi megnevezést szükséges adnia a sportszervezetnek, hogy a bizonylatok egymástól elkülöníthetőek legyenek. Vannak azonban olyan esetek, amikor egy elszámolni kívánt számlát több tételhez is rögzíteni szeretne egy sportszervezet, ilyenkor mivel ezek a bizonylatok egyként kezelendőek a rendszer elvárja, hogy azonos bizonylat megnevezéssel kerüljenek létrehozásra. Tehát ha egy bizonylat létrehozásakor, a bizonylatban szereplő számla sorszáma, valamint a kibocsátó adószáma mező felvitt adatai megegyeznek, hiába kerül a háttérben létrehozásra több bizonylat is, ezek a bizonylatok egynek számítanak, így a bizonylat megnevezéseknél is ugyanazt az elnevezést szükséges használni. A fenti esetben célszerű a másolandó bizonylatok közül betölteni az adatokat és csak a változó mezőértékeket átírni. Ha az említett két mező közül valamelyik eltér, akkor kötelező a bizonylatnak más nevet adni.

• Azonos bizonylat adatok vizsgálata: összefüggésben a fenti validációval, abban az esetben ha azonos bizonylat kerülne több tételhez(sorhoz) is rögzítésre, a rendszer megköveteli, hogy bizonyos mezők adatai nem térhetnek el egymástól és a már korábban használt adatokat szükséges egy másik bizonylat létrehozásakor is megjeleníteni. Dologi bizonylatok esetében a tételhez elszámolt érték, az önerőként elszámolni kívánt kiegészítő támogatás, az esemény/feladat/tevékenység leírása és a megjegyzés mezők azok, melyek eltérő adatokat tartalmazhatnak ugyanazon számla szám és kibocsátó esetében. Minden más mező esetén a megjelenített adatok nem változtathatóak.