1. Bevezetés

1.1 Cél és célközönség

Ezen felhasználói kézikönyv célja, hogy az MVSZ-ERP rendszer (későbbiekben: rendszer) felhasználói számára, tagszervezeti adminisztrátorok, szövetségi ügyintézők részére egy felületen böngészhető módon megjelenítse a rendszer által biztosított modulok, funkciók, és rendszeren belül megvalósított folyamatok működését bemutató leírását.

A rendszer fejlesztése során, az új funkciók élesítésével párhuzamosan a felhasználói kézikönyv aktualizálása folyamatosan történik.

1.2 Rendszer célja

A rendszer célja, hogy egy átfogó megoldást biztosítson a szövetség adminisztratív és operatív folyamatainak kezelésére.
A fejlesztés jelenlegi szakaszában a rendszer már képes kezelni, a felhasználói regisztrációs folyamatokat, a tagszervezetek regisztrációját, superuserek regisztrációját, valamint a szövetségi adminisztrátorok számára biztosít lehetőséget a beérkezett regisztrációk feldolgozására, hiánypótlásra továbbítására, és jóváhagyására. Az értesítési modul biztosítja, hogy a felhasználók minden fontos lépésről, státuszváltásról automatikusan e-mailben értesítést kapjanak.

1.3 Felhasználói szerepkörök

Az ERP rendszerben két fő felhasználói csoport különböztethető meg: a tagszervezeti adminisztrátorok (superuserek) és a szövetségi ügyintézők. A superuserek feladata a saját tagszervezetük adminisztrációjának kezelése, tagszervezet adatainak aktualizálása, sportolók igazolásainak kezelése, versenyengedélyek, nevezések kezelése, és egyéb adminisztratív teendők ellátása. Minden tagszervezethez legalább egy, de akár több superuser is kapcsolódhat, akik az adott tagszervezethez kapcsolódóan a rendszerben végrehajtott műveletekért felelősek. A szövetségi ügyintézők pedig a Magyar Vívó Szövetség nevében járnak el, akiknek egyik legfőbb feladata a beküldött kérelmek (pl: regisztrációs, átigazolási, nevezési, stb.) elbírálása, jóváhagyása vagy elutasítása. A szövetségi ügyintézők ezáltal biztosítják, hogy a rendszeren belül kezelt különböző adminisztratív folyamatok megfelelő ellenőrzésen menjenek keresztül.

1.4 Tagszervezetek számára fontos kezdeti lépések

Az alábbiakban pontokba szedve látható, hogy az MVSZ-ERP használatbavételekor, mely alapvető lépéseken kell végig menni a sikeres induláshoz:

1. lépés: Felhasználói regisztráció (2.3)
   Az MVSZ-ERP rendszer bármely funkciójának igénybevételéhez a rendszerbe történő azonosított bejelentkezésre van szükség, melyhez szükség van egy felhasználóra, ezért az első lépés egy felhasználó regisztrálása.
   Link: https://login.mvsz-erp.flexinform.hu/register

2. lépés: GDPR elfogadása és személyes (4T) adatok azonosítása (3.1)
   A felhasználó első belépését követően kötelező a Magyar Vívó Szövetség által meghatározott GDPR adatkezelési tájékoztató elfogadása, és a regisztrált személy 4T adatain keresztül pontos beazonosítása. Ezen lépések elvégzése nélkül a rendszer teljes funkcionalitásában korlátozás alatt áll.
   Link: https://login.mvsz-erp.flexinform.hu

3. lépés: Tagszervezeti regisztráció beküldése, superuser meghatározása (4.)
   Az 1-2. lépés elvégzését követően a legfontosabb feladat a tagszervezet regisztrálása a szövetségi rendszerbe, melynek az előző lépések alapján az előfeltétele már megvan, a felhasználó létrehozásával és sikeres beazonosításával. A tagszervezeti regisztrációs folyamatba beépítésre került a superuser meghatározása, és regisztrálása is, így egy regisztrációs folyamaton belül elvégezhető a tagszervezet és hozzá kapcsolódó első superuser jogosultsággal bíró személy hozzárendelése is.

2. Felhasználó azonosítása, felhasználói fiók kezelése

2.1 Belépés

A bejelentkezéshez kérjük, látogasson el a https://mvsz-erp.flexinform.hu/ oldalra, kattintson a “Belépés“ gombra, és kövesse az alábbi lépéseket a sikeres bejelentkezés érdekében:

1. Belépési adatok megadása: Adja meg a regisztráció során használt e-mail címét és jelszavát a megfelelő mezőkben.

2. Belépés véglegesítése: Kattintson a "Belépés" gombra a folyamat befejezéséhez.

2.2 Elfelejtett jelszó

Amennyiben elfelejtette jelszavát, kérjük, kattintson az "Elfelejtett jelszó" linkre, majd adja meg az e-mail címét, és kövesse az e-mailben kapott útmutatást az új jelszó beállításához. Ha az e-mail nem érkezne meg néhány percen belül, akkor kérjük, ellenőrizze a spam vagy promóciós mappákat is. Ha még mindig nem találja az e-mailt, akkor próbálja meg újra elküldeni a jelszó visszaállítási kérelmet, vagy vegye fel a kapcsolatot az ügyfélszolgálattal.

2.3 Új felhasználói fiók létrehozása

Amennyiben még nem rendelkezik felhasználói fiókkal a rendszerben, akkor először regisztrációra lesz szüksége. A folyamat egyszerű és gyors, csak kövesse az alábbi lépéseket:

1. Regisztráció indítása: Kattintson a kezdő oldalon található "Regisztráció" gombra.

2. Regisztrációs űrlap kitöltése: A megnyíló űrlapon adja meg teljes nevét, választott e-mail címét, valamint válasszon egy jelszót, amit végül erősítsen meg az ellenőrzés érdekében.

3. Regisztráció véglegesítése: Miután kitöltötte az összes mezőt, kattintson az "Regisztráció" gombra az adatok elküldéséhez.

4. Fiók megerősítése: A regisztráció befejezése után a rendszer egy automatikus e-mailt küld az Ön által megadott e-mail címre, amely tartalmaz egy megerősítő linket. Kattintson erre a linkre az e-mailben, hogy aktiválja fiókját és befejezze a regisztrációs folyamatot.

Ezekkel a lépésekkel gyorsan és biztonságosan létrehozhatja saját felhasználói fiókját a rendszerbe, és a fiók megerősítését követően már használhatja is https://mvsz-erp.flexinform.hu/ rendszerét.

2.4 Profil beállítások kezelése

A rendszer lehetőséget biztosít arra, hogy testre szabja és kezelje profilbeállításait. Az alábbi lépések segítenek a profilja szerkesztésének elérésében, és az elérhető funkciók használatában:

1. Profil szerkesztéshez való hozzáférés: A profil adatok módosítására a Flexinform Központi Hitelesítő rendszerén keresztül van lehetőség, melyhez első lépésbe a https://login.flexinform.hu/login oldalon keresztül be kell jelentkezni a felhasználó e-mail cím jelszó párosával. Ezt követően a weboldal jobb felső sarkában kattintson a saját nevére, majd válassza a "Profilom" opciót a legördülő menüből.

2. Profil szerkesztése: A profiloldalon számos beállítási lehetőség közül választhat, beleértve:

• E-mail cím módosítása: Itt tudja módosítani az e-mail címét, melyet a bejelentkezéshez is használ.

• Jelszó módosítása: Itt tudja megváltoztatni a bejelentkezéshez használt jelenlegi jelszavát.

• Kétlépcsős azonosítás beállítása: A funkció aktiválásával a fiókja biztonságát növelheti. Ezt követően minden bejelentkezéskor egy második lépésre lesz szükség az azonosításhoz.

• Fiók törlése: Ha már nem kívánja használni a Magyar Vívó Szövetség ERP rendszerét, akkor itt tudja véglegesen törölni fiókját.

Bármely fenti beállítási módosítása esetén a végén a módosítások mentésére van szükség, melyhez kérjük, kattintson a “Mentés“ gombra.

3. Közvetlen belépés az MVSZ-ERP rendszerbe: Az esetleges profil adatok módosítását követően bal felül a Flexinform logó mellett található “Kezdőlap“ navigáló gombra kattintva az authentikációs rendszer betölti az összes olyan szövetségi alrendszert, melyhez a felhasználó már hozzá lett rendelve, így az alábbi ábrán látható módon a profil kezelői felületről közvetlenül be lehet jelentkezni akár az MVSZ-ERP rendszerbe is a rendszer neve alatt található “Belépés“ gombra kattintva.